Tangerang Selatan, 20 Maret 2025 – Kerja praktik mahasiswa Ilmu Komputer Universitas Pamulang dimulai dengan kegiatan observasi di Paud Hayatul Ilmi, Depok. Kunjungan ini menjadi titik awal untuk memahami bagaimana sistem informasi dapat diterapkan di lingkungan pendidikan usia dini secara relevan dan berdampak positif. Observasi ini dilakukan pada bulan Juni 2025 dengan semangat kolaboratif dan pendekatan humanis.
Tim mahasiswa tidak sekadar datang untuk menilai, tetapi lebih kepada menggali informasi dan mendalami kebutuhan yang sebenarnya dimiliki oleh sekolah. Melalui diskusi langsung bersama kepala yayasan, diketahui bahwa sebagian besar proses internal sudah berjalan cukup baik secara manual, termasuk dalam hal penerimaan peserta didik baru (PPDB), dokumentasi siswa, dan komunikasi dengan orang tua.
Hal ini mendorong tim untuk tidak mengubah sistem secara drastis, melainkan menyempurnakan alur yang sudah ada melalui digitalisasi. Pendekatan ini dinilai lebih bijak dan adaptif, mengingat sekolah sudah memiliki ritme kerja tersendiri yang sudah terbentuk secara alami selama bertahun-tahun.
Salah satu temuan penting selama observasi adalah kebutuhan akan sistem yang ramah pengguna dan tidak membebani guru maupun staf dengan hal-hal teknis. Sistem yang dikembangkan nantinya harus mampu mendampingi, bukan menggantikan, proses kerja yang telah berjalan dengan baik.
Tim juga mengidentifikasi bahwa proses pendaftaran siswa baru masih menggunakan formulir fisik dan komunikasi manual. Ini berpotensi menyebabkan keterlambatan dan kekeliruan data, terutama ketika jumlah pendaftar meningkat dalam satu periode penerimaan.
Observasi ini memberikan wawasan penting bahwa keberhasilan sistem informasi bukan hanya diukur dari teknologinya, tetapi dari sejauh mana pengguna merasa terbantu dan mau beradaptasi dengan sistem tersebut. Oleh karena itu, interaksi langsung dengan guru dan staf menjadi bagian penting dari tahap observasi ini.
Dari sisi kesiapan, Paud Hayatul Ilmi menunjukkan antusiasme tinggi terhadap perubahan digital. Kepala yayasan dan seluruh tim menyatakan dukungan penuh terhadap rencana implementasi sistem, dengan harapan dapat meningkatkan efisiensi tanpa menghilangkan sentuhan personal dalam pelayanan kepada orang tua dan siswa.
Dokumentasi dari hasil observasi dikumpulkan secara rinci, termasuk alur administrasi yang ada, metode komunikasi, dan kebiasaan kerja harian. Semua data ini menjadi dasar dalam tahap perancangan sistem yang akan dibangun menggunakan framework Laravel.
Kegiatan observasi ini menjadi bukti bahwa transformasi digital di institusi pendidikan tidak harus radikal, tapi bisa dimulai dengan pendekatan lembut yang menghormati budaya kerja dan nilai-nilai yang sudah ada. Pendekatan inilah yang membuat sistem informasi benar-benar relevan dan dapat diterima secara luas.
