Tangerang, 10 Maret 2025 – Dalam rangka pelaksanaan kerja praktik, mahasiswa semester 6 dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang — Abdus Salam, Ilyas Saputra, dan Niko Kristiawan — melakukan observasi langsung di Komunitas Kumpulan Wong Sragen (KWS). Komunitas ini memiliki ratusan anggota yang tersebar di berbagai wilayah dan rutin menyelenggarakan kegiatan sosial.
Tujuan utama observasi ini adalah untuk memahami bagaimana proses manajemen keanggotaan, pencatatan kegiatan, serta administrasi internal dilakukan di lingkungan komunitas. Mahasiswa mengamati bagaimana peran pengurus dalam mencatat anggota baru, mengelola acara, dan menyimpan arsip data secara manual.
Dalam proses observasi, mahasiswa terlibat dalam kegiatan komunitas dan melakukan wawancara dengan Ketua KWS, Pak Punanto. Dari wawancara tersebut, terungkap bahwa KWS belum sepenuhnya menggunakan sistem digital dalam mengelola data anggotanya. Pencatatan masih menggunakan aplikasi dasar seperti Excel dan formulir kertas.
Keterbatasan sistem ini menyebabkan proses pencarian data menjadi lambat. Selain itu, tidak ada mekanisme yang mudah bagi anggota untuk memperbarui data pribadi mereka atau melihat histori keikutsertaan dalam kegiatan yang sudah diselenggarakan oleh komunitas.
Mahasiswa mencatat bahwa pengelolaan absensi kegiatan juga masih dilakukan secara manual. Hal ini menyulitkan saat komunitas ingin merekap jumlah partisipan atau membuat laporan kegiatan untuk sponsor atau donatur.
Di sisi lain, komunitas ini memiliki potensi besar karena sudah memiliki struktur organisasi dan anggota aktif. Namun, proses koordinasi yang belum terdigitalisasi menyebabkan beberapa kegiatan berjalan kurang optimal.
Melihat kondisi tersebut, mahasiswa menawarkan solusi berupa sistem informasi berbasis web yang dapat digunakan untuk mempermudah manajemen keanggotaan, absensi, dan distribusi informasi kepada anggota.
Sistem ini nantinya akan mencakup fitur-fitur seperti login pengguna berdasarkan peran, form pendaftaran online, manajemen kegiatan, dan laporan kehadiran. Dengan ini, KWS akan memiliki kendali penuh atas data anggota dan rekam jejak aktivitas komunitas.
Hasil observasi menjadi dasar kuat bagi mahasiswa untuk melangkah ke tahap berikutnya, yaitu desain dan implementasi sistem digital yang sesuai dengan kebutuhan dan karakter komunitas KWS.
