Tangerang, Maret 2025 — Pada Rabu tanggal 07 Maret 2025, Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika dari Universitas Pamulang, yaitu Muhammad Bara Aksayeth, Achmad Yazidh Fadillah, dan Rika Rukmana telah melaksanakan kegiatan observasi kerja praktek di CV Anugerah Multi Kreasi yang berlokasi di Jakarta Selatan, Jakarta.
Observasi ini bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan dalam sistem administrasi kepegawaian, khususnya terkait proses absensi dan pendataan karyawan yang belum efisien, serta menyusun solusi digital berbasis sistem informasi.
Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan langsung terhadap operasional harian, tim observasi menemukan sejumlah permasalahan yang cukup signifikan dan berulang, yang memengaruhi efektivitas dan efisiensi pengelolaan karyawan.
Salah satu kendala utama yang dihadapi perusahaan adalah seringnya terjadi kesalahan input absensi. Hal ini disebabkan oleh proses pencatatan kehadiran karyawan yang belum efisien. Data dari mesin fingerprint harus ditarik secara manual oleh admin dan kemudian dipindahkan ke format Excel. Proses ini tidak hanya menyita waktu, tetapi juga rentan terhadap kesalahan perhitungan.
Sistem absensi yang digunakan hanya berbasis fingerprint dan form manual tambahan untuk kondisi lembur atau keterlambatan. Masalah yang paling sering terjadi adalah karyawan lupa absen atau absensi yang tidak tercatat dengan benar. Proses koreksi absensi pun harus dilakukan dengan mengisi form tambahan yang dikumpulkan secara fisik ke bagian administrasi. Proses ini dinilai tidak praktis dan membutuhkan waktu tambahan.
Data karyawan di CV Anugerah Multi Kreasi belum terintegrasi dengan sistem absensi. Saat ini, informasi pegawai masih dikelola secara manual melalui Excel, terpisah dari mesin fingerprint. Akibatnya, setiap kali dibutuhkan laporan kehadiran atau penggajian, admin harus menginput ulang dan mencocokkan data secara manual.
Proses rekapitulasi absensi yang dilakukan setiap akhir bulan menjadi sangat memakan waktu dan rawan kesalahan. Admin harus memverifikasi tumpukan form manual untuk lembur dan keterlambatan satu per satu sebelum disatukan dalam laporan akhir. Hal ini tidak hanya menyulitkan, tetapi juga menghambat kecepatan dan akurasi pelaporan.
Ketiadaan sistem terintegrasi berdampak pada lambatnya proses administrasi serta pengambilan keputusan yang seharusnya berbasis data. Diperlukan solusi sistem terpusat yang mampu menyatukan data karyawan dan absensi untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi laporan.
Pihak perusahaan menyatakan bahwa mereka sangat terbuka terhadap penerapan sistem digital guna meningkatkan efisiensi kerja, khususnya dalam hal administrasi kepegawaian dan pengolahan data absensi. Selama ini, proses yang masih dilakukan secara manual dinilai memakan waktu, kurang praktis, dan berisiko menimbulkan kesalahan pencatatan.
Sistem seperti ini diharapkan dapat membantu admin dalam pengelolaan data, serta mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berbasis data yang valid.
