Tangerang, 12 Maret 2025 – Pada bulan Maret 2025, tiga mahasiswa Teknik Informatika dari Universitas Pamulang, Fadel Muhamad Aliyafasya, Yafet Rafael Pontoh, dan Fahrel Adha, telah menyelesaikan fase observasi awal mereka di SD Negeri Mekar Bakti sebagai bagian dari kerja praktik. Tahap krusial ini bertujuan untuk memahami secara mendalam alur pengelolaan aset yang ada dan mengidentifikasi kebutuhan spesifik sebelum merancang Sistem Informasi Inventarisasi Aset.
Mereka menjelajahi seluruh lingkungan sekolah, mencatat detail mengenai jenis-jenis aset yang dimiliki, lokasi penyimpanan, hingga kondisi fisik masing-masing aset.
Selain itu, mereka juga melakukan Wawancara Komprehensif dengan pihak sekolah. “elalui sesi wawancara dengan bagian sarana prasarana, bagian operasional, dan guru-guru, tim menggali informasi mengenai proses inventarisasi aset yang saat ini berjalan.
Mereka mencatat kendala yang sering dihadapi, seperti kesulitan dalam melacak lokasi aset, memperbarui status aset, atau membuat laporan yang akurat. Hasil wawancara ini menjadi dasar kuat dalam perancangan fitur-fitur sistem, memastikan solusi yang ditawarkan benar-benar relevan dengan masalah yang ada.
Hasil wawancara menunjukkan bahwa sebagian besar data sekolah masih dikelola secara manual, termasuk penilaian siswa dan pemberitahuan informasi yang masih menggunakan media kertas. Pengelolaan aset pun belum terorganisir dengan baik, masih mengandalkan buku catatan atau Excel, yang menyebabkan pencatatan dan pelacakan menjadi kurang efisien dan rawan kesalahan.
Tantangan utama yang dihadapi sekolah adalah kesulitan dalam mengetahui posisi aset secara pasti, terutama aset pinjaman-pakai yang sering tidak terpantau. Belum adanya sistem pelacakan real-time juga menyulitkan proses pengecekan dan pembaruan data. Kelemahan sistem manual ini menimbulkan risiko kehilangan data dan keterlambatan pengembalian barang.
Pihak sekolah berharap adanya sistem digital yang dapat membantu mempermudah pencatatan, pemberian ID unik pada aset, pelacakan peminjaman, hingga visualisasi aset per kategori.
Fitur tambahan seperti notifikasi keterlambatan, pengajuan penghapusan aset, laporan otomatis, serta pengaturan hak akses pengguna juga sangat dibutuhkan demi keamanan dan efisiensi pengelolaan.
Fase observasi ini sangat penting karena memastikan bahwa sistem yang akan dibangun nantinya akan tepat sasaran dan memberikan solusi efektif untuk pengelolaan aset SD Negeri Mekar Bakti. Dengan pemahaman yang mendalam tentang kondisi dan kebutuhan lapangan, Fadel, Yafet, dan Fahrel siap melangkah ke tahap selanjutnya, yaitu pengembangan sistem.
