Tangerang Selatan, 12 Maret 2025 — Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang melaksanakan kegiatan observasi kerja praktik di Ubay Galon, sebuah usaha yang bergerak dalam distribusi gas elpiji, air galon isi ulang, dan minuman kemasan.
Kegiatan ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi berbasis digital sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi operasional usaha. Observasi ini dilakukan dengan wawancara langsung bersama pemilik usaha, Bapak Ubay, serta pengamatan terhadap aktivitas operasional harian.
Selama observasi, mahasiswa mencermati potensi otomasi dalam alur kerja, seperti pemesanan barang, pencatatan penjualan, hingga pengiriman. Saat ini, seluruh proses masih dijalankan secara terpisah dan manual, sehingga rawan terjadi keterlambatan atau ketidaksesuaian data. Dengan sistem yang terintegrasi, semua proses tersebut bisa berjalan lebih cepat dan efisien.
Berdasarkan pengamatan, mahasiswa menemukan bahwa pencatatan transaksi dan stok barang masih dilakukan secara manual, menggunakan buku catatan harian. Sistem manual ini menyebabkan kesulitan dalam mendapatkan data stok atau laporan transaksi dengan cepat, serta meningkatkan potensi terjadinya kesalahan pencatatan.
Dalam beberapa kasus, mahasiswa mencatat adanya keterlambatan pencatatan transaksi, terutama saat usaha sedang ramai. Hal ini tidak hanya menyulitkan rekapitulasi harian, tetapi juga menyulitkan pengambilan keputusan cepat, misalnya saat harus mengatur ulang jadwal pengiriman atau memesan ulang stok. Tanpa data yang akurat dan real-time, potensi kehilangan pelanggan pun semakin besar.
Selain itu, koordinasi antar karyawan yang hanya mengandalkan komunikasi lisan dan catatan tempel juga berisiko menimbulkan miskomunikasi. Mahasiswa juga mencatat bahwa pemilik usaha merasa kesulitan untuk memantau kondisi operasional saat tidak berada di lokasi. Tantangan-tantangan tersebut menggarisbawahi pentingnya adopsi teknologi dalam operasional UMKM untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi.
Mahasiswa juga mencermati peluang untuk menambahkan fitur pemantauan berbasis dashboard dalam sistem yang akan dikembangkan. Dashboard ini nantinya dapat menampilkan data penjualan, stok, dan laporan keuangan secara real-time. Dengan begitu, pemilik usaha dapat memantau operasional dari jarak jauh melalui perangkat digital, seperti laptop atau smartphone.
Melalui kegiatan ini, mahasiswa memperoleh pemahaman mendalam mengenai proses bisnis Ubay Galon, yang akan menjadi dasar untuk pengembangan sistem informasi berbasis web. Sistem ini diharapkan dapat menjadi solusi praktis dan relevan bagi mitra, serta mendukung keberlanjutan usaha di era digital.
Kegiatan observasi ini juga memberikan mahasiswa pengalaman langsung dalam menganalisis kebutuhan pengguna secara nyata, yang sangat penting dalam proses rekayasa perangkat lunak. Interaksi langsung dengan pelaku usaha memberikan sudut pandang praktis yang tidak bisa diperoleh dari teori semata. Hal ini diharapkan dapat memperkuat kemampuan mahasiswa dalam merancang solusi digital yang tepat guna dan berdampak langsung pada sektor UMKM.
