Tangerang, 10 Maret 2025 – Tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang, yaitu Mia Septiana Wambrauw, Rizka Gifani Napitupulu, dan Rosita Hermalinda Dwi Febrianti, melaksanakan kegiatan observasi kerja praktik di Ayuatari Olshop, Tangerang Selatan. Observasi ini merupakan tahap awal dari pengembangan sistem manajemen inventory berbasis web yang dibutuhkan oleh mitra UMKM.
Ayuatari Olshop adalah usaha fashion dan skincare yang memadukan penjualan online dan offline. Beroperasi sejak 2010, bisnis ini telah berkembang cukup pesat dan dikenal luas oleh pelanggan. Namun, di balik performanya, masih terdapat beberapa tantangan dalam manajemen stok yang masih dilakukan secara manual.
Selama proses observasi, mahasiswa mencermati secara langsung aktivitas operasional, mulai dari penerimaan barang dari supplier, pencatatan stok, hingga proses pelaporan mingguan dan bulanan. Semua kegiatan tersebut dicatat menggunakan Excel atau buku tulis, yang rentan terhadap human error dan keterlambatan informasi.
Beberapa proses utama yang diamati meliputi pencatatan barang masuk, klasifikasi produk berdasarkan kategori (fashion/skincare), pengurangan stok akibat penjualan, pencatatan barang reject atau expired, dan pembuatan laporan stok. Koordinasi antar bagian — gudang, kasir, admin, dan owner — meski berjalan rapi, tetap menghadapi kendala ketika data tidak tersinkronisasi secara real-time.
Hasil observasi menunjukkan bahwa ketergantungan pada pencatatan manual memperlambat proses monitoring dan menyulitkan pengambilan keputusan strategis oleh pemilik usaha. Terlebih, tidak adanya sistem histori digital membuat proses audit dan penelusuran data masa lalu menjadi kurang efisien.
Mahasiswa juga mencatat bahwa pencatatan barang rusak atau kedaluwarsa belum terarsipkan dengan baik. Hal ini bisa berpotensi memunculkan kerugian apabila barang tidak segera ditarik dari peredaran. Sistem digital dapat membantu mengelola data ini dengan lebih terstruktur dan otomatis.
Sebagai bentuk kontribusi dalam kerja praktik ini, mahasiswa mulai merancang sistem informasi inventory berbasis web yang mampu mengintegrasikan seluruh alur pengelolaan barang dalam satu platform. Sistem ini juga dirancang agar sesuai dengan ritme kerja UMKM dan mudah digunakan oleh pengguna non-teknis.
Diskusi dan wawancara intensif dilakukan dengan pemilik usaha, Bapak Chairul, untuk memastikan bahwa fitur-fitur dalam sistem yang dikembangkan benar-benar menjawab permasalahan nyata di lapangan. Kolaborasi ini memperkuat landasan sistem yang akan dibangun.
Observasi ini menjadi tahap penting dalam membangun solusi digital yang adaptif dan bermanfaat langsung bagi pelaku UMKM. Dengan pemetaan proses manual yang jelas, mahasiswa siap melanjutkan ke tahap pengembangan dan implementasi sistem inventory berbasis web di Ayuatari Olshop.
