Pada tanggal 14 April 2025 – tim mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang melakukan observasi awal di SMK Widya Patria 2. Observasi ini dilakukan dengan tujuan memahami sistem pembayaran siswa yang masih berjalan secara manual dan mengidentifikasi kebutuhan untuk solusi berbasis teknologi.
Tim kerja praktik yang terdiri dari Ridho, Riski Yoga, dan Juan, terjun langsung ke lapangan untuk melakukan wawancara dengan staf tata usaha dan bendahara sekolah. Mereka mempelajari alur pembayaran SPP, ujian, hingga kegiatan lainnya, serta mencatat proses pencatatan di buku besar dan bentuk pelaporan keuangan yang selama ini digunakan.
Hasil observasi menunjukkan adanya beberapa kendala utama seperti risiko kesalahan pencatatan, keterlambatan pelaporan, serta ketiadaan sistem notifikasi untuk siswa dan wali murid. Masalah ini menghambat efisiensi pengelolaan keuangan dan menyulitkan proses rekap data secara berkala.
Dalam sesi wawancara, pihak sekolah menyampaikan keinginan mereka untuk memiliki sistem yang dapat menyederhanakan proses pencatatan pembayaran, mencetak bukti transaksi, dan menghasilkan laporan secara otomatis. Mahasiswa kemudian mulai merancang sketsa awal desain antarmuka aplikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Antusiasme tinggi juga terlihat saat tim memperkenalkan konsep digitalisasi pembayaran kepada siswa dan guru. Dalam salah satu dokumentasi, terlihat para guru dan staf administrasi menyambut baik ide pengembangan sistem berbasis web yang akan memudahkan tugas mereka sehari-hari.
Selama observasi, mahasiswa juga menyusun gambaran modul sistem yang akan dikembangkan, seperti fitur input pembayaran, laporan transaksi, dan pengingat pembayaran. Semua fitur dirancang agar mudah digunakan oleh bendahara, admin, maupun siswa.
Pihak sekolah menunjukkan dukungan penuh terhadap proyek ini dan berkomitmen untuk memberikan akses serta data yang dibutuhkan dalam proses pengembangan. Kolaborasi yang baik menjadi kunci kelancaran kegiatan kerja praktik di lingkungan sekolah.
Dengan observasi ini, tim mahasiswa tidak hanya mendapatkan data teknis, tetapi juga membangun komunikasi yang kuat dengan pihak sekolah. Proses ini menjadi fondasi penting dalam memastikan sistem yang dibangun benar-benar sesuai dengan kebutuhan nyata di lapangan.
Observasi ini sekaligus membuka jalan bagi tahap selanjutnya, yaitu pengembangan dan implementasi aplikasi pembayaran digital yang terstruktur, efisien, dan mampu meningkatkan transparansi dalam pengelolaan keuangan sekolah.
