Pada tanggal 14 Maret 2025, dua mahasiswa Universitas Pamulang dari Program Studi Teknik Informatika, Ichsan Nul Iman dan Fajar Restu Ramadhan, melakukan kegiatan observasi di SMP PGRI Bojong Gede. Kegiatan ini menjadi langkah awal dalam rangkaian kerja praktik yang bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi dalam mendukung aktivitas administrasi sekolah.
Observasi dilaksanakan secara langsung di sekolah yang berlokasi di Jl. Kp Pulo No. 45, Kedung Waringin, Kabupaten Bogor, di bawah bimbingan Bapak Wasis Haryono, S.Kom., M.Kom. Fokus utama observasi adalah meninjau sistem absensi guru dan siswa, serta proses penggajian guru yang masih berjalan secara semi-digital.
Melalui wawancara dengan pihak sekolah dan pengamatan langsung, mahasiswa menemukan bahwa proses absensi masih dilakukan menggunakan buku tulis. Rekap data kehadiran dilakukan setiap akhir bulan secara manual, sehingga rawan terjadi keterlambatan dan kesalahan pencatatan yang berdampak pada penggajian guru.
Sementara itu, proses penggajian dilakukan berdasarkan jumlah kehadiran guru dalam sebulan, yang dicatat manual oleh bagian administrasi. Tidak adanya integrasi antara sistem absensi dan penggajian membuat pekerjaan administrasi menjadi lambat dan kurang efisien.
Pihak sekolah menyampaikan perlunya sistem digital yang praktis, aman, dan mampu menyajikan laporan secara otomatis. Hal ini menjadi dasar penting bagi mahasiswa dalam merancang solusi teknologi yang tepat sasaran dan relevan dengan kebutuhan pengguna akhir.
Observasi ini juga mencakup dokumentasi terhadap dokumen fisik seperti lembar absensi dan rekap gaji, yang kemudian dianalisis untuk menentukan struktur data dan alur sistem yang akan dikembangkan. Semua data ini dikumpulkan untuk mendukung proses desain sistem berbasis web.
Salah satu hal menarik dari hasil observasi adalah tingginya antusiasme pihak sekolah terhadap digitalisasi. Kepala sekolah dan staf administrasi menunjukkan semangat terbuka terhadap perubahan, asalkan sistem yang diterapkan mudah digunakan dan dapat meningkatkan efisiensi kerja.
Kegiatan observasi ini menjadi pondasi penting dalam pengembangan sistem informasi di lingkungan pendidikan. Dengan pendekatan lapangan yang menyeluruh, mahasiswa mampu merumuskan solusi yang bukan hanya berbasis teknologi, tetapi juga selaras dengan kebutuhan pengguna dan kondisi nyata di sekolah.
Melalui observasi ini, mahasiswa tidak hanya menjalankan bagian dari kurikulum, tetapi juga menumbuhkan pemahaman bahwa solusi teknologi harus berbasis empati, relevansi, dan kebermanfaatan nyata di lapangan.
