Jakarta, 11 April 2025 – Mahasiswa Universitas Pamulang dari Program Studi Teknik Informatika, yaitu Marwan Kosasih, Arni Susanti Ndruru, dan Sahrul Ramadhani, melaksanakan kegiatan observasi di PT Info Solusindo Data Utama. Perusahaan ini dikenal luas sebagai penyedia layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) profesional di Indonesia.
Tujuan utama observasi adalah untuk memahami bagaimana perusahaan mengelola proses permintaan dan persetujuan dokumen internal, serta mencari potensi untuk pengembangan sistem digital yang lebih efisien. Mahasiswa melakukan pendekatan langsung dengan melakukan wawancara, dokumentasi proses, serta pengamatan terhadap alur kerja.
Dari hasil pengamatan, ditemukan bahwa proses permintaan dokumen antardivisi masih dilakukan secara manual, baik melalui email maupun pencatatan di Excel. Hal ini memperlambat alur kerja dan menyulitkan proses pelacakan dokumen secara real-time.
Ketua tim pengembang dari pihak mahasiswa mencatat bahwa keterlambatan sering terjadi akibat tidak adanya sistem notifikasi otomatis maupun validasi yang jelas dalam proses persetujuan dokumen. Ini berdampak pada efektivitas koordinasi antar departemen.
Dalam sesi diskusi, pihak perusahaan mengakui bahwa mereka mengalami kesulitan saat harus menelusuri status dokumen yang sudah diajukan beberapa hari sebelumnya. Hal ini memperkuat urgensi pengembangan sistem informasi internal yang dapat mencatat, memantau, dan mengarsipkan dokumen dengan lebih rapi.
Mahasiswa juga mencatat bahwa alur persetujuan dokumen melibatkan beberapa pihak: pemohon, atasan langsung, supervisor, hingga direktur. Namun tanpa sistem digital, proses ini berjalan tidak efisien dan sangat bergantung pada komunikasi manual.
Sebagai respons, mahasiswa mulai merancang kebutuhan sistem berbasis web dengan fitur role-based access, pelacakan status, unggah dokumen, hingga dashboard laporan. Rancangan ini dibuat agar fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan tiap divisi di perusahaan.
Salah satu hal penting yang ditargetkan adalah pencatatan audit trail, yaitu riwayat siapa yang menyetujui dan kapan, sehingga setiap proses memiliki jejak digital yang bisa dipertanggungjawabkan. Hal ini sangat penting untuk sektor profesional dan layanan TI seperti Info Solusindo.
Hasil observasi ini menjadi landasan kuat dalam menyusun sistem “ConfirmMe” — aplikasi yang dirancang mahasiswa untuk mendigitalisasi proses persetujuan dokumen perusahaan. Observasi tersebut menandai dimulainya perubahan menuju efisiensi yang lebih tinggi di lingkungan kerja.
