Tangerang, 11 April 2025 – Mahasiswa Universitas Pamulang, Taufik Ismail, M. Bintang Satunggal, dan M. Nur Fauzi Putra Pratama, melaksanakan kegiatan observasi kerja praktik di CV Farhan Jaya Sentosa. Perusahaan ini bergerak di bidang jasa penyewaan armada angkutan dan memiliki peran penting dalam memenuhi kebutuhan distribusi barang dan logistik.
Observasi dilakukan dalam rangka menganalisis sistem kerja perusahaan, khususnya pada proses booking, pencatatan armada, dan komunikasi antar divisi yang masih menggunakan metode konvensional seperti buku tulis dan aplikasi chat. Mahasiswa mengamati langsung alur permintaan dan pengelolaan kendaraan dari awal hingga akhir.
Selama proses pengamatan, mahasiswa mencatat bahwa aktivitas operasional seperti penginputan data customer, jadwal booking, dan status kendaraan dilakukan secara manual. Hal ini menimbulkan kendala dalam pelacakan, penyimpanan, dan pencarian data apabila dibutuhkan dalam waktu cepat.
Komunikasi antar karyawan masih sangat bergantung pada WhatsApp, yang membuat dokumentasi formal menjadi terbatas. Data yang disimpan tidak tersentralisasi dan rentan terhadap kehilangan atau kesalahan penginputan. Hal ini juga menghambat proses pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Dalam sesi wawancara dengan pembimbing lapangan, mahasiswa mendapat penjelasan bahwa sistem saat ini memang belum efisien, dan perusahaan sangat terbuka terhadap pengembangan sistem digital berbasis web yang terintegrasi. Sistem tersebut diharapkan dapat memudahkan dokumentasi serta mempercepat pelayanan.
Mahasiswa mencatat bahwa tantangan utama yang dihadapi perusahaan adalah kurangnya sistem yang dapat mengelola jadwal pengiriman secara otomatis, menghindari penjadwalan ganda, dan memberikan akses informasi yang merata ke seluruh divisi.
Dengan hasil observasi tersebut, mahasiswa mulai merancang solusi berupa sistem temu janji penyewaan armada berbasis web yang dapat digunakan oleh admin maupun pelanggan untuk melakukan booking dan melacak status pemesanan mereka.
Perancangan awal mencakup database relasional untuk menyimpan informasi customer, jadwal, dan armada. Sistem ini nantinya dilengkapi dengan halaman input dan dashboard manajemen agar setiap proses dapat dipantau secara real-time.
Kegiatan observasi ini memberikan pemahaman menyeluruh mengenai tantangan yang dihadapi oleh UMKM seperti CV Farhan Jaya Sentosa dalam mengelola data operasional. Temuan inilah yang menjadi dasar penting untuk melanjutkan ke tahap pengembangan dan implementasi sistem digital.
