Pada 7 Maret 2025, tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang, yaitu Muhamad Rahmat Fadila, Meidina Rahmawati Putri, dan Reihan Renaldi, melakukan observasi di SDN Cinere 1, Depok. Observasi ini merupakan bagian dari program kerja praktik yang bertujuan untuk memahami kebutuhan nyata di lapangan terkait proses akademik dan administrasi sekolah dasar.
Kegiatan observasi ini mencakup wawancara langsung dengan Kepala Sekolah, Drs. Nasim, serta guru pembimbing, Ibu Siti Maryati. Mahasiswa diajak menelusuri proses kerja administratif sekolah, seperti pencatatan nilai siswa, absensi harian, serta alur pelaporan kepada orang tua.
Berdasarkan pengamatan, SDN Cinere 1 sudah menggunakan aplikasi dari Dinas Pendidikan, seperti KMOB dan SiManja, namun hanya sebatas untuk absensi guru ASN dan honorer. Sementara itu, pencatatan absensi dan nilai siswa masih dilakukan secara manual menggunakan dokumen fisik seperti buku besar dan lembar nilai.
Proses manual ini menimbulkan berbagai kendala, seperti keterlambatan pelaporan, kesalahan penulisan, hingga risiko kehilangan data. Guru harus mencatat ulang setiap nilai ke berbagai dokumen, dan kepala sekolah kesulitan dalam mengakses data siswa secara cepat dan akurat.
Observasi juga menunjukkan bahwa orang tua hanya menerima laporan perkembangan anak dalam bentuk cetak setiap akhir semester, tanpa bisa memantau secara berkala. Hal ini menciptakan keterbatasan dalam komunikasi antara sekolah dan wali murid.
Mahasiswa kemudian merumuskan sejumlah kebutuhan utama sekolah, seperti pengadaan sistem informasi berbasis web untuk absensi dan penilaian, rekap data otomatis, serta fitur login yang bisa digunakan oleh guru, admin, kepala sekolah, hingga orang tua.
Selain kebutuhan fungsional, ditemukan juga kendala teknis seperti keterbatasan jumlah komputer di sekolah dan koneksi internet yang belum merata di setiap ruang kelas. Maka dari itu, rancangan sistem harus mempertimbangkan kecepatan akses dan kompatibilitas dengan perangkat seadanya.
Kegiatan observasi ini memberi pengalaman berharga bagi mahasiswa untuk memahami konteks nyata dari permasalahan teknologi di dunia pendidikan dasar. Mereka belajar bahwa merancang sistem tidak hanya soal coding, tapi juga mendengar kebutuhan pengguna dan menyesuaikan dengan kondisi lapangan.
Hasil observasi ini menjadi dasar kuat bagi tim mahasiswa untuk melanjutkan ke tahap desain dan implementasi sistem informasi akademik dan absensi. Dukungan penuh dari pihak sekolah menjadi pemacu semangat untuk menciptakan solusi yang tepat guna dan berkelanjutan.
