Jakarta, Maret 2025 – Pada 13 Maret 2025, Sebuah kerja sama telah dimulai antara PT Agata Promar dengan tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika, Universitas Pamulang, untuk merancang sebuah sistem absensi digital. Proyek yang berada pada semester Genap tahun ajaran 2024/2025 ini kini memasuki tahap krusial, yaitu observasi dan analisis kebutuhan di lingkungan kerja perusahaan.
Tim mahasiswa, yang terdiri dari Muhamad Mahromi, Muhamad Alfiyansyah, dan Bella Rossa Amelia, tengah memfokuskan kegiatannya untuk memahami secara mendalam alur kerja pencatatan kehadiran karyawan, khususnya bagi mereka yang bertugas di berbagai lokasi event dan pameran.
Fokus utama dari tahap observasi ini adalah menganalisis efektivitas sistem absensi yang saat ini digunakan oleh PT Agata Promar. Saat ini, perusahaan menerapkan dua metode utama untuk mencatat kehadiran karyawan di lapangan. Metode tersebut adalah pencatatan manual menggunakan lembaran kertas dan pemanfaatan mesin Electronic Data Capture (EDC) sebagai penanda waktu.
Dalam rangka merancang sistem absensi digital berbasis web, tim mahasiswa dari Universitas Pamulang melakukan observasi terhadap proses kerja pencatatan kehadiran karyawan di PT Agata Promar.
Proses kerja yang diamati dibagi ke dalam dua metode utama yang saat ini digunakan oleh perusahaan:
1. Absensi Manual dengan Lembar Kertas
Karyawan mencatat kehadiran harian pada lembaran absensi manual yang harus ditanda tangani oleh pimpinan tim di akhir event. Metode ini memiliki beberapa risiko, seperti kemungkinan kehilangan atau kerusakan dokumen, proses rekapitulasi data yang memakan waktu karena dilakukan secara manual, serta potensi kesalahan pencatatan akibat kelalaian manusia.
2. Absensi Menggunakan Mesin EDC
Pada metode ini, karyawan mencatat waktu kehadiran melalui mesin Electronic Data Capture (EDC) dan mengirimkan foto layar EDC ke grup WhatsApp sebagai bukti kehadiran. Walaupun metode ini akurat dalam mencatat waktu, namun data yang dihasilkan tidak terdokumentasi secara terstruktur, sehingga menyulitkan proses rekap dan pelaporan secara menyeluruh.
Untuk memperoleh data yang lebih menyeluruh, tim mahasiswa menerapkan dua pendekatan utama, yaitu observasi lapangan dan wawancara serta diskusi. Observasi dilakukan secara langsung selama event atau pameran berlangsung, sementara wawancara dan diskusi melibatkan manajemen, penanggung jawab event (PIC), dan para karyawan guna menggali informasi mendalam mengenai alur kerja serta kebutuhan sistem absensi yang akan dirancang.
Hasil dari tahap observasi ini akan digunakan untuk menjawab beberapa rumusan masalah utama yang telah diidentifikasi. Pertanyaan-pertanyaan tersebut antara lain adalah bagaimana merancang sistem absensi berbasis web yang dapat mengintegrasikan fitur selfie dan tag lokasi (GPS) secara efektif.
Selain itu, penelitian ini bertujuan untuk menemukan cara memastikan validasi lokasi absensi agar hanya bisa dilakukan di area event yang sudah ditentukan, serta bagaimana sistem nantinya dapat menghitung jam kerja standar dan lembur secara otomatis.
Kami menyimpulkan, kedua metode tersebut masih memiliki kelemahan, seperti rawan kehilangan data, pencatatan tidak terstruktur, dan sulit direkap secara otomatis. Hal ini menunjukkan perlunya sistem absensi digital yang lebih efisien, terintegrasi, dan akurat untuk mendukung operasional event yang lebih modern.
Sebagai bentuk kontribusi dalam kegiatan kerja praktek ini, kami berinisiatif untuk merancang dan mengembangkan Sistem Aplikasi Absensi Berbasis Website dengan Fitur Tag Lokasi dan Selfie. Sistem ini bertujuan untuk mendigitalisasi seluruh proses pencatatan, pelacakan, dan pelaporan kehadiran karyawan secara real-time, khususnya bagi mereka yang bertugas di lokasi event dan pameran.
Dengan hadirnya sistem ini, diharapkan dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual seperti lembar absensi kertas dan penggunaan EDC, serta mempercepat alur komunikasi dan koordinasi antar divisi dalam perusahaan PT Agata Promar.
