Depok — Inovasi digital terus menjadi jawaban atas berbagai permasalahan manual administrasi yang masih dihadapi banyak instansi. Salah satu upaya transformasi dilakukan oleh HASSAKA, sebuah instansi yang bergerak di bidang layanan konsultasi dan pengelolaan proyek.
Dalam rangka mendukung proses digitalisasi tersebut, tim mahasiswa Universitas Pamulang dari Program Studi Teknik Informatika telah berhasil menerapkan sistem informasi berbasis web untuk membantu pengelolaan surat dan penjadwalan proyek secara lebih efisien dan terstruktur.
Implementasi ini merupakan lanjutan dari kegiatan observasi sebelumnya yang dilakukan oleh Bintang Syaputra, Khairuz Zuhdi, dan Rizal Fazri. Aplikasi yang dikembangkan mengusung konsep sistem manajemen surat terenkripsi dan sistem penjadwalan proyek digital yang terintegrasi.
Sistem ini dirancang menggunakan pendekatan model pengembangan Agile dan dibangun untuk menjawab kebutuhan administrasi di HASSAKA yang sebelumnya masih bergantung pada proses manual.
Implementasi proses dimulai dengan sesi pemaparan singkat kepada pemilik dan admin HASSAKA, dilanjutkan dengan instalasi aplikasi pada perangkat kerja serta pelatihan penggunaan. Dalam sesi ini, pengguna diberikan penjelasan mengenai fitur navigasi utama seperti pengelolaan dokumen surat masuk dan keluar, input jadwal proyek, serta akses dashboard laporan.
Pengujian aplikasi dilakukan langsung oleh staf, dan tim siswa serta mendampingi dalam proses uji penerimaan pengguna untuk memastikan fungsionalitas aplikasi berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan harian perusahaan.
Penerapan aplikasi ini dinilai berhasil menjawab berbagai tantangan yang selama ini menghadapi HASSAKA, seperti proses pencatatan jadwal proyek yang rawan kesalahan, serta pengarsipan dokumen surat yang kurang efisien.
Dengan sistem ini, seluruh aktivitas administrasi dapat dilakukan secara digital dan terdokumentasi dengan baik. Proses distribusi dan pencarian data kini lebih cepat dan akurat, sehingga mendukung ritme kerja yang lebih profesional.
Pihak perusahaan menyambut positif kehadiran sistem ini dan menyampaikan penghargaan kepada tim mahasiswa atas kontribusi yang diberikan. Aplikasi ini diharapkan dapat digunakan dalam jangka panjang sebagai solusi manajemen administrasi yang modern, aman, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi.
Implementasi ditutup dengan dokumentasi kegiatan serta diskusi rencana pengembangan lanjutan ke depan. Melalui proyek ini, mahasiswa tidak hanya menyelesaikan tanggung jawab akademis, tetapi juga menghadirkan solusi nyata yang dapat memberikan dampak positif terhadap mitra di dunia industri.
