Bekasi, 29 Maret 2025 — Pada bulan Maret 2025, Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang, yaitu Agus Rahmawan, Rafi Ivan Alessandro, dan Nasihuddin Nur Huda, telah melaksanakan kegiatan observasi Kerja Praktek di Character Islamic School (CIS), yang berlokasi di Grand Cikarang Village, Serang Baru, Kabupaten Bekasi.
Character Islamic School merupakan institusi pendidikan berbasis nilai-nilai Islam yang memiliki jenjang pendidikan mulai dari tingkat TK hingga SMP. Sekolah ini memiliki komitmen dalam mencetak generasi berkarakter, namun masih menghadapi tantangan dalam hal pengelolaan administrasi akademik yang efisien.
Kegiatan observasi ini bertujuan untuk memahami alur pengelolaan administrasi akademik di CIS, mulai dari proses absensi siswa, pengolahan nilai, hingga pembayaran SPP dan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB). Observasi dilakukan di bawah bimbingan langsung dari Bapak Syarief Ahmad selaku Ketua Yayasan Character Islamic School.
Dalam kegiatan observasi, mahasiswa mengikuti proses administrasi akademik di CIS yang masih bersifat manual, mencakup:
- Absensi Siswa
Absensi siswa masih dilakukan secara manual menggunakan kertas, sehingga rawan kehilangan data dan kurang efisien. - Pengolahan Nilai
Nilai siswa dicatat secara terpisah menggunakan Microsoft Excel, tanpa integrasi antar bagian, yang berisiko terhadap kesalahan input dan duplikasi data. - Laporan Pembelajaran
Dokumentasi hasil pembelajaran belum terdigitalisasi secara sistematis, sehingga arsip data sulit diakses dengan cepat. - Pembayaran SPP
Proses pembayaran SPP belum terintegrasi dalam satu sistem, sehingga pihak administrasi harus melakukan pencatatan secara manual. - Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB)
Pendaftaran siswa baru masih menggunakan formulir kertas, yang membutuhkan waktu lama untuk rekapitulasi data calon peserta didik.
Hasil observasi menunjukkan bahwa CIS memiliki kebutuhan mendesak untuk meningkatkan efisiensi administrasi akademik melalui sistem terintegrasi. Pengelolaan data secara manual berpotensi menimbulkan duplikasi, kesalahan, dan kesulitan dalam proses monitoring maupun pelaporan.
Bapak Syarief Ahmad selaku Ketua Yayasan menyampaikan harapannya agar sistem informasi akademik berbasis web dapat segera diterapkan untuk menunjang proses administrasi yang lebih modern, cepat, dan efisien.
Kami menyimpulkan bahwa sekolah memiliki peluang besar untuk meningkatkan efisiensi administrasi akademik dengan memanfaatkan sistem digital yang lebih terintegrasi, terutama dalam pengelolaan absensi, pengolahan nilai, dokumentasi laporan pembelajaran, pembayaran SPP, serta proses Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) secara elektronik.
Sebagai wujud kontribusi dalam kegiatan Kerja Praktek ini, kami berinisiatif merancang dan mengembangkan Sistem Informasi Akademik berbasis website. Sistem ini dirancang untuk mempermudah pengelolaan administrasi sekolah, seperti absensi siswa, penginputan nilai, dokumentasi laporan belajar, pembayaran SPP, serta pendaftaran siswa baru secara digital.
Dengan adanya sistem ini, diharapkan seluruh proses administrasi di sekolah menjadi lebih cepat, terintegrasi, dan mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual atau penggunaan dokumen kertas.
Pengembangan sistem ini diharapkan menjadi awal dari langkah besar dalam meningkatkan pengelolaan bersama pendidikan berbasis teknologi di lingkungan sekolah swasta berbasis Islam seperti CIS.
