Bogor 17 juni 2025 – Balai Guru Penggerak Banten telah berhasil mengimplementasikan Sistem Booking Digital berbasis web untuk mengoptimalkan pengelolaan reservasi fasilitas dan layanan pelatihan. Sistem ini menggantikan proses booking manual yang sebelumnya dilakukan melalui telepon dan pencatatan kertas.
Kegiatan ini merupakan bentuk penerapan keilmuan mahasiswa Teknik Informatika Universitas Pamulang di ruang lingkup industri sekaligus menjadi kontribusinyata terhadap pengembangan sistem informasi internal perusahaan. Kegiatan ini diketuai oleh Dhiya Muthi Zafarani bersama anggota yang terdiri dari Agung Pranoto Susilo dan Ardiyansyah Dwi Prasetyo.
Sebelum sistem dikembangkan, mahasiswa terlebih dahulu melakukan observasi menyeluruh terhadap prosedur booking dan pencatatan yang sudah berjalan. Dari hasil pengamatan tersebut, diketahui bahwa koordinasi antar bagian sering terhambat akibat kurangnya sistem terpusat dan belum adanya histori reservasi yang terdokumentasi dengan baik.
Tim juga melakukan pengumpulan data kebutuhan pengguna melalui wawancara dengan staf administrasi dan koordinator program. Informasi ini menjadi dasar perancangan fitur-fitur utama dalam sistem, agar mampu menjawab permasalahan aktual di lapangan, seperti konflik jadwal, keterlambatan konfirmasi, dan kesulitan penyusunan laporan.
Manfaat implementasi sistem booking digital ini memberikan kemudahan akses bagi guru untuk mendaftar program pelatihan. Dengan sistem ini, antrian melalui telepon dapat dikurangi secara signifikan, sehingga meningkatkan efisiensi administrasi.
Proses booking yang berlangsung secara otomatis juga meminimalkan kemungkinan terjadinya double booking dan kesalahan jadwal. Selain itu, sistem ini memberikan transparansi penuh kepada seluruh pengguna, menjadikannya solusi yang efektif dalam pengelolaan pendaftaran pelatihan.
Sistem booking digital ini dirancang dengan fitur akses multi-user yang memungkinkan berbagai peran pengguna. Guru atau peserta dapat melakukan booking pelatihan, workshop, dan fasilitas secara langsung. Admin bertugas mengelola jadwal, melakukan konfirmasi booking, serta menyusun laporan. Koordinator berperan mengawasi dan menyetujui program pelatihan, sedangkan Kepala Balai melakukan monitoring dan evaluasi keseluruhan sistem.
Fitur manajemen booking mencakup reservasi ruang pelatihan, aula, dan fasilitas pendukung. Sistem ini juga mendukung pendaftaran program Guru Penggerak dan pelatihan berkelanjutan. Selain itu, penjadwalan otomatis disertai notifikasi konfirmasi, serta pelacakan histori booking dan status reservasi, semakin memudahkan pengelolaan kegiatan.
Pada aspek monitoring, tersedia dashboard real-time untuk melihat tingkat okupansi fasilitas. Laporan bulanan peserta dan program juga dapat diakses dengan mudah. Sistem ini turut dilengkapi analisis pemanfaatan fasilitas, sehingga pelaksanaan pelatihan dapat berlangsung secara optimal dan efisien.
Hasil pengujian menunjukkan sistem berjalan optimal dengan response time cepat dan user interface yang intuitif, mendukung visi Balai Guru Penggerak Banten dalam menciptakan ekosistem pembelajaran yang lebih efektif dan terorganisir.
