Tangerang Selatan, 10 April 2025 — Pada bulan April 2025, Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika dari Universitas Pamulang, yaitu Muhamad Tegar Amru, Caesar Ariel Ramadhan, dan Febri Eka Fahriza, telah melaksanakan kegiatan observasi kerja praktek di Lembaga Pendidikan dan Bidang Kesehatan ICFAM yang berlokasi di kawasan pendidikan dan layanan kesehatan, Kota Tangerang Selatan, Banten.
Lembaga ICFAM merupakan institusi yang bergerak di bidang pendidikan dan layanan kesehatan, yang memiliki kebutuhan tinggi dalam pengelolaan arsip serta dokumentasi administratif secara efisien dan terstruktur.
Proses kerja pengelolaan dokumen di LP2KI ICFAM masih dilakukan secara manual. Dokumen diterima dalam bentuk fisik maupun digital, kemudian disimpan di lemari arsip atau perangkat komputer tanpa sistem klasifikasi yang terstruktur. Hal ini menyebabkan proses pencarian dokumen memerlukan waktu yang cukup lama karena tidak tersedia fitur pencarian cepat maupun metadata yang jelas.
Selain itu, belum terdapat sistem kontrol akses yang baik, sehingga semua pengguna bisa mengakses dan mengubah dokumen tanpa jejak aktivitas. Distribusi dokumen pun masih dilakukan secara manual melalui email atau cetak ulang, tanpa bantuan sistem otomatisasi. Kondisi ini menunjukkan perlunya digitalisasi untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam pengelolaan arsip lembaga.
Kegiatan observasi ini bertujuan untuk memahami lebih dalam proses manajemen arsip dokumen di lingkungan lembaga, khususnya terkait dengan sistem penyimpanan dan pengambilan dokumen yang masih dilakukan secara manual. Dalam kegiatan ini, tim melakukan wawancara langsung dengan staf administrasi, mengamati alur kerja dokumentasi, serta mengidentifikasi berbagai kendala yang dihadapi dalam proses pengarsipan.
Hasil dari kegiatan observasi ini diharapkan dapat menjadi landasan awal dalam perancangan dan pengembangan sistem aplikasi Bank Dokumen dengan metode RAD, yang dirancang untuk mendukung transformasi digital dalam pengelolaan arsip dan informasi di lembaga tersebut.
Dalam kegiatan observasi kerja praktik yang dilakukan oleh mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang di Lembaga Pendidikan dan Bidang Kesehatan ICFAM, mahasiswa mengikuti secara langsung proses manajemen dokumen yang dilakukan oleh pihak institusi.
Hasil observasi menunjukkan bahwa sistem pengelolaan arsip di ICFAM masih bersifat manual, baik untuk dokumen fisik maupun digital. Proses pencarian dan pengambilan dokumen belum efisien karena tidak adanya sistem klasifikasi yang terstruktur dan log aktivitas pengguna.
Meskipun demikian, koordinasi antar divisi tetap berjalan dengan baik, menunjukkan kesiapan lembaga untuk bertransformasi ke sistem digital yang lebih terintegrasi.
