Tangerang Selatan, 24 Maret 2025 – Tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang menjalankan kegiatan observasi kerja praktik di Casa Coffevibes, sebuah kafe kekinian yang berlokasi di Tangerang Selatan. Kegiatan ini berlangsung sebagai bagian awal dari perancangan sistem informasi berbasis web yang bertujuan untuk memodernisasi operasional kafe.
Tim mahasiswa yang terdiri dari Muhammad Dabit Habile Alzidane (Ketua), Noufal Maulana, dan Muhammad Fauzan Rusby Kholiq melakukan observasi langsung terhadap proses-proses penting seperti absensi karyawan, manajemen stok bahan baku, dan pengaturan jadwal kerja barista. Mereka juga melakukan wawancara dengan barista sekaligus karyawan, Kak Regi, untuk memperoleh insight dari lapangan.
Dari hasil observasi ditemukan bahwa proses absensi masih dilakukan melalui WhatsApp dan pencatatan manual. Begitu juga dengan pengelolaan stok yang dilakukan dengan mencatat di buku terlebih dahulu, lalu dipindahkan ke spreadsheet secara manual. Jadwal kerja pun dibagikan lewat Excel dan grup WhatsApp tanpa fitur notifikasi otomatis.
Metode operasional manual ini menimbulkan berbagai tantangan seperti keterlambatan pembaruan data, risiko kehilangan histori, dan koordinasi yang tidak efisien. Hal ini menjadi alasan kuat bagi tim mahasiswa untuk merancang sistem digital yang praktis namun relevan dengan kebutuhan sehari-hari kafe.
Kak Regi menyambut baik inisiatif mahasiswa untuk menghadirkan sistem yang lebih modern, terutama untuk absensi digital yang bisa diakses via ponsel, sistem inventory berbasis real-time, serta fitur jadwal kerja yang lebih interaktif. Menurutnya, sistem seperti ini bisa sangat membantu dalam meringankan beban kerja barista dan admin.
Berdasarkan hasil observasi tersebut, mahasiswa memutuskan untuk mengembangkan sistem informasi berbasis web dengan tiga modul utama: absensi digital, manajemen inventori, dan penjadwalan kerja. Sistem ini akan dikembangkan dengan pendekatan Agile agar bisa diuji dan diperbaiki secara bertahap.
Tim juga melakukan dokumentasi visual seperti foto observasi dan wawancara yang menjadi bagian penting dalam tahapan analisis kebutuhan. Observasi ini bukan hanya proses teknis, tetapi juga membangun komunikasi aktif dengan mitra usaha agar sistem yang dikembangkan benar-benar sesuai dengan kondisi lapangan.
Proyek ini dirancang untuk selesai dalam waktu tiga bulan kerja praktik. Targetnya, sistem sudah bisa diimplementasikan secara penuh pada akhir masa kerja praktik yaitu Juni 2025, dan dapat digunakan oleh seluruh staf kafe secara mandiri.
Observasi ini tidak hanya menjadi landasan pengembangan sistem, tetapi juga menjadi bukti awal bahwa teknologi bisa masuk ke sektor UMKM tanpa harus rumit atau mahal. Dengan sistem sederhana namun tepat guna, operasional kafe seperti Casa Coffevibes bisa naik level.
