Tangerang Selatan, 14 Maret 2025 — Mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang melaksanakan kegiatan observasi kerja praktek di Café Bento Kopi Pamulang yang berlokasi di Jl. Witana Harja, Pamulang Barat, Kota Tangerang Selatan. Kegiatan ini bertujuan untuk mengidentifikasi tantangan operasional dan potensi pengembangan sistem digital di bidang pengelolaan inventory bahan baku.
Tim mahasiswa diterima langsung oleh manajer outlet, Bapak M. Satria Muslim, yang menjadi narasumber utama dalam kegiatan observasi ini. Melalui diskusi intensif dan peninjauan proses kerja di lapangan, ditemukan bahwa pengelolaan bahan baku masih dilakukan secara konvensional menggunakan pencatatan kertas, Google Spreadsheet, serta grup WhatsApp sebagai sarana komunikasi antar staf.
Metode pencatatan manual yang digunakan saat ini masih mampu mendukung operasional dasar, namun seiring berkembangnya volume transaksi dan kebutuhan akan data real-time, sistem tersebut mulai menunjukkan keterbatasan. Kesulitan dalam melacak stok secara akurat, keterlambatan dalam pembuatan laporan, serta risiko kehilangan data menjadi permasalahan yang sering muncul.
Selama observasi, mahasiswa juga menyaksikan proses kerja harian mulai dari penerimaan bahan baku, penggunaan dalam produksi menu, hingga pencatatan keluar-masuk barang. Mahasiswa turut mencatat bahwa belum ada perhitungan otomatis terhadap Harga Pokok Produksi (HPP), sehingga manajemen harus melakukan rekap manual untuk mengetahui keuntungan bersih.
Berdasarkan temuan tersebut, mahasiswa menyusun rekomendasi untuk mengembangkan sistem informasi berbasis web yang dapat mendigitalisasi seluruh proses inventory, sekaligus terhubung langsung dengan data menu makanan. Tujuannya agar manajemen bisa memantau ketersediaan bahan, menghitung HPP, serta menyusun laporan keuangan secara otomatis dan efisien.
Kegiatan observasi ini menjadi langkah awal dalam menyusun spesifikasi sistem yang sesuai kebutuhan nyata di lapangan. Tim mahasiswa melakukan pemetaan kebutuhan sistem secara rinci, mulai dari fitur input bahan baku, transaksi keluar, hingga laporan penjualan dan stok. Semua data tersebut nantinya akan dikembangkan ke dalam platform digital berbasis web.
Respon dari manajemen Bento Kopi Pamulang sangat positif terhadap inisiatif ini. Mereka menyatakan bahwa solusi digital sangat dibutuhkan untuk mendukung ekspansi bisnis dan mengurangi beban kerja manual di bagian gudang dan administrasi. Terutama saat peak hour, efisiensi pencatatan dan visibilitas data stok sangat krusial dalam menjaga kelancaran produksi.
Observasi ini menjadi fondasi penting sebelum masuk ke tahap desain dan implementasi sistem. Mahasiswa menutup kegiatan observasi dengan merumuskan flow kerja sistem yang akan dibangun, serta menyusun timeline pengembangan dan pengujian sistem dalam periode kerja praktek yang tersisa. Dengan bekal data dan pengalaman di lapangan, tim siap masuk ke tahap berikutnya.
Kolaborasi antara mahasiswa dan pelaku industri ini membuktikan pentingnya sinergi antara dunia akademik dan sektor bisnis dalam menciptakan solusi berbasis teknologi yang aplikatif dan berdampak langsung.
