Tangerang, Maret 2025 – Pada bulan 10 Maret 2025, Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika dari Universitas Pamulang, Yaitu Irna Liana Hulu, Nina Mumtazia, dan Siti Shapira Nurulita, telah melaksanankn kegiatan Observasi Kerja Praktek di YAYASAN FATUL ULUM (RUMAH BELAJAR BERSAMA) yang berlokasi di Jl. Kav Pdk. 15. No 102, Pondok Benda, Pamulang.
Observasi ini bertujuan untuk memahami alur kerja dan proses operasional yayasan, khususnya dalam penyelenggaraan kegiatan belajar dan manajemen administrasi pendidikan nonformal.
Dalam kegiatan observasi, mahasiswa mengikuti jalannya proses dari awal hingga akhir, mencakup:
1. Pendaftaran Siswa Baru
Pendaftaran dilakukan langsung di kantor yayasan. Orang tua atau wali siswa datang untuk mengisi formulir pendaftaran secara manual. Setelah itu, petugas mencatat data siswa ke dalam buku dan sebagian juga di-input ke file Excel sebagai arsip digital sederhana.
2. Penyusunan Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan seperti bimbingan belajar dan mengaji disusun mingguan oleh pengurus, lalu ditempel di papan informasi dan dibagikan kepada para pengajar.
3. Pencatatan Absensi
Absensi siswa dan pengajar dicatat harian di buku kehadiran oleh masing-masing guru, tanpa menggunakan sistem digital.
4. Pembayaran SPP
Pembayaran SPP dilakukan langsung setiap bulan. Setelah menerima kwitansi, petugas mencatatnya di buku kas dan file Excel.
Selain itu, proses distribusi informasi kepada wali siswa juga masih dilakukan secara langsung melalui kertas atau disampaikan secara lisan oleh pengajar. Tidak ada sistem yang memungkinkan wali siswa untuk memantau perkembangan anak secara daring atau menerima pemberitahuan otomatis mengenai kegiatan belajar.
Pengumpulan data statistik siswa, seperti rekap kehadiran bulanan atau pencapaian belajar, masih dilakukan manual dan memerlukan waktu cukup lama. Hal ini menyulitkan jika pihak yayasan membutuhkan laporan cepat untuk evaluasi atau pelaporan ke lembaga mitra.
Observasi ini menunjukkan bahwa meskipun sistem kerja di Yayasan Fatul Ulum Rumah Belajar Bersama masih dilakukan secara manual, koordinasi antara pengurus, pengajar, dan petugas administrasi tetap berjalan dengan baik.
Pencatatan di buku fisik dan Excel menjadi sarana utama dalam mengelola data siswa, kehadiran, serta keuangan. Pelaporan kegiatan juga sudah terstruktur, meskipun belum didukung sistem digital secara menyeluruh.
Kami menyimpulkan bahwa Yayasan Fatul Ulum Rumah Belajar Bersama masih memiliki peluang untuk meningkatkan efisiensi kerja dengan menerapkan sistem digital, khususnya dalam pencatatan absensi, pembayaran SPP, dan pengelolaan data siswa.
Sebagai bentuk kontribusi dari kegiatan kerja praktik, kami berinisiatif untuk membuat sistem informasi berbasis website yang dapat membantu mempermudah proses administrasi.
Dengan adanya sistem ini, kegiatan pencatatan tidak lagi bergantung sepenuhnya pada cara manual, dan pengelolaan data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan teratur.
