Jakarta, 8 Maret 2025 – Tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang — Keneth Langit Baranduda, Rayhan Arjuno Wibowo, dan Iktiar Jerryansyah Putra — melakukan kegiatan observasi langsung di Bi Coffee sebagai bagian dari program Kerja Praktek (KP). Observasi ini bertujuan untuk memahami kebutuhan digitalisasi sistem loyalitas pelanggan pada bisnis yang bergerak di bidang kuliner dan penyewaan tempat acara tersebut.
Kegiatan observasi dilakukan di lokasi Bi Coffee bersama Manajer Operasional, Bapak Syauqi. Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan langsung, diketahui bahwa alur kerja operasional harian Bi Coffee mengikuti tiga tahap SOP: Opening, Running Operational, dan Closing.
Meskipun beberapa sistem seperti pemesanan dengan QR code sudah digunakan, sebagian besar operasional masih bersifat manual. Data pelanggan masih dikumpulkan lewat WhatsApp dan dicatat menggunakan file Excel, sedangkan sistem pembayaran masih dilakukan secara langsung oleh waiter ke meja pelanggan.
Dari observasi, beberapa tantangan utama yang ditemukan antara lain:
- Tidak adanya sistem loyalitas pelanggan berbasis digital
- Proses pencatatan data pelanggan masih manual
- Ketergantungan pada dokumen fisik yang rawan hilang
- Belum ada sistem pembayaran digital langsung di meja pelanggan
Melihat kondisi ini, tim mahasiswa menyimpulkan bahwa Bi Coffee membutuhkan sistem digital yang mampu mengelola loyalitas pelanggan, mempercepat pelayanan, dan memperbaiki akurasi data.
Pihak manajemen Bi Coffee menyambut baik rencana pengembangan sistem dan mengharapkan fitur-fitur seperti:
- Pencatatan frekuensi kunjungan dan total transaksi pelanggan
- Sistem poin otomatis dan tampilan poin mandiri untuk pelanggan
- Notifikasi promo serta integrasi laporan keuangan dan CRM
- Dashboard pelaporan untuk manajer dan admin
Observasi ini menjadi dasar bagi mahasiswa untuk menyusun analisis kebutuhan sistem dan merancang aplikasi loyalty berbasis web yang sesuai dengan kondisi dan harapan mitra.
