Depok, 8 Maret 2025 — Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan sistem digital dalam proses rekapitulasi keuangan menjadi solusi yang sangat dibutuhkan oleh lembaga pendidikan seperti PAUDQU Nurul Izzah. Sistem digital dinilai mampu memberikan efisiensi dalam pencatatan keuangan karena lebih cepat, akurat, dan terorganisir, serta dapat meminimalkan risiko kesalahan pencatatan atau kehilangan data.
Sebagai bagian dari kegiatan observasi kerja praktek, mahasiswa Teknik Informatika Universitas Pamulang—Gilang Saputra, Aditya Tri Ramadan, dan Mohamad Fadil Adha melakukan pengamatan terhadap alur pencatatan keuangan yang berjalan di PAUDQU Nurul Izzah.
Observasi ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan serta tantangan dalam proses administrasi keuangan, yang nantinya menjadi dasar untuk perancangan sistem informasi yang relevan dan bermanfaat bagi mitra instansi.
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan di PAUDQU Nurul Izzah, ditemukan bahwa proses pengelolaan keuangan masih dilakukan secara manual menggunakan buku tulis dan kwitansi sebagai alat pencatatan utama. Setiap transaksi pemasukan dan pengeluaran dicatat secara langsung oleh bendahara tanpa menggunakan bantuan sistem digital, sehingga proses rekapitulasi bulanan memerlukan waktu yang cukup lama dan berisiko terjadi kesalahan pencatatan atau kehilangan data.
Kondisi ini menunjukkan adanya kebutuhan untuk sistem informasi keuangan yang lebih terstruktur dan efisien guna mendukung akurasi dan kecepatan dalam pengelolaan keuangan lembaga.
Untuk itu, mahasiswa memberikan masukan awal berupa gambaran sistem yang dapat mengatasi permasalahan pencatatan manual, seperti fitur pencatatan transaksi otomatis, penyimpanan data terpusat, serta pelaporan yang bisa diakses secara berkala. Masukan ini nantinya akan menjadi dasar dalam tahap selanjutnya, yaitu perancangan sistem digital yang relevan dengan kebutuhan PAUDQU Nurul Izzah.
PAUD (Pendidikan Anak Usia Dini) yang telah beralih dari sistem rekap keuangan manual ke sistem digital menunjukkan langkah maju dalam efisiensi pengelolaan keuangan. Sebelumnya, pencatatan keuangan dilakukan secara manual dengan menggunakan buku tulis atau lembar kerja kertas.
Setiap transaksi keuangan, seperti pembayaran uang sekolah (SPP), pembelian alat tulis, pembayaran gaji pendidik, maupun pemasukan dari donatur, dapat dicatat secara langsung melalui aplikasi berbasis web. Data yang diinput akan tersimpan otomatis dalam basis data, sehingga dapat mengurangi risiko kesalahan pencatatan, kehilangan data, maupun pencatatan ganda.
Sistem ini juga menyediakan fitur pelaporan otomatis yang sangat membantu dalam penyusunan laporan keuangan bulanan atau tahunan. Laporan tersebut dapat berupa ringkasan arus kas, grafik keuangan, hingga rekapan transaksi yang dapat diunduh dalam format PDF.
Beberapa sistem bahkan dilengkapi dengan fitur keamanan tambahan, seperti autentikasi pengguna dan backup data berkala, untuk menjaga kerahasiaan dan integritas informasi keuangan. Dengan adanya digitalisasi ini, proses administrasi menjadi lebih transparan, cepat, dan mendukung profesionalisme dalam tata kelola lembaga pendidikan.
Dengan adanya sistem informasi keuangan berbasis digital, diharapkan proses pencatatan transaksi dapat dilakukan secara otomatis dan terdokumentasi dengan baik. Hal ini tidak hanya akan mempercepat proses rekapitulasi, tetapi juga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan PAUD.
