Tangerang, 27 November 2024 – Tiga mahasiswa Universitas Pamulang dari jurusan Teknik Informatika memulai kegiatan kerja praktik mereka dengan melakukan observasi langsung di PT Satya Mulya Jaya, sebuah lembaga kursus stir mobil yang berlokasi di kawasan Cadas Kukun, Sindang Sari, Pasar Kemis. Observasi ini dilakukan pada 27 November 2024 dan menjadi fondasi awal dalam pengembangan sistem informasi manajemen berbasis web.
Tim mahasiswa yang terdiri dari Bintang, Jiar Jihad, dan Muhammad Irfan Maulana memilih lokasi ini karena melihat secara langsung bagaimana proses administrasi masih dijalankan secara manual. Mulai dari pendaftaran peserta, pengaturan jadwal latihan, hingga pencatatan pembayaran semuanya masih dilakukan dengan tulis tangan dan spreadsheet.
Dalam observasi tersebut, mahasiswa mencatat bahwa peningkatan jumlah peserta kursus setiap bulan menyebabkan sistem manual menjadi kurang efisien. Data peserta seringkali harus dicatat satu per satu, dan jadwal latihan kerap bentrok karena kurangnya sistem yang mampu memetakan jadwal secara otomatis.
Tim kemudian berdiskusi langsung dengan direktur yang sekaligus merangkap sebagai admin dan instruktur utama. Dari hasil wawancara, diketahui bahwa banyak kesulitan muncul akibat jadwal yang berubah mendadak, lupa mencatat absensi, dan kerepotan saat harus merekap laporan bulanan.
Selain itu, tidak adanya dashboard atau antarmuka khusus membuat manajemen harus bolak-balik memeriksa catatan fisik dan data Excel untuk mengecek progres peserta. Kondisi ini menjadi motivasi besar bagi tim untuk merancang sistem digital yang terintegrasi dan mudah digunakan.
Rencana sistem yang akan dikembangkan mencakup fitur pendaftaran online, penjadwalan latihan otomatis, pencatatan pembayaran, laporan absensi, hingga pelacakan progres belajar peserta. Tujuannya adalah untuk menggantikan proses manual yang rentan kesalahan dan menyita banyak waktu.
Fitur tambahan yang dirancang termasuk login untuk admin dan instruktur, agar masing-masing pihak bisa mengakses data sesuai peran. Admin akan mendapatkan dashboard penuh, sementara instruktur hanya bisa melihat jadwal dan peserta yang berkaitan dengan sesi latihan mereka.
Mahasiswa juga mempertimbangkan penggunaan notifikasi WhatsApp otomatis untuk setiap pendaftaran dan perubahan jadwal, agar komunikasi antara admin dan peserta lebih efisien. Hal ini diharapkan mampu mengurangi antrean di kantor dan meningkatkan pelayanan.
Pihak PT SM Jaya sangat antusias menyambut rencana digitalisasi ini. Mereka bahkan menyatakan sudah lama ingin beralih ke sistem yang lebih modern, namun belum memiliki sumber daya untuk merealisasikannya. Observasi ini membuka jalan menuju solusi yang nyata dan aplikatif.
Bagi mahasiswa, kegiatan observasi ini menjadi lebih dari sekadar tugas kampus. Ini adalah titik awal kontribusi nyata ke masyarakat melalui teknologi, sekaligus pengalaman lapangan yang memperkaya proses belajar mereka di dunia nyata.
