Depok, 01 April 2025 – mahasiswa Universitas Pamulang bernama Nadia Fasha melaksanakan kegiatan observasi kerja praktik di Yayasan Al-Izhar, sebuah institusi pendidikan Islam terpadu di Jakarta Selatan. Kegiatan ini bertujuan untuk memahami alur kerja teknis di Divisi IT sekolah, terutama dalam konteks penanganan bantuan teknis dan pengelolaan perangkat teknologi.
Yayasan Al-Izhar mencakup jenjang pendidikan dari Kelompok Bermain hingga SMA dan memiliki kebutuhan infrastruktur teknologi yang kompleks. Observasi ini dilakukan dengan bimbingan langsung dari pihak internal, khususnya Bapak Yahya selaku pembimbing lapangan. Mahasiswi mengikuti aktivitas teknisi IT dalam berbagai kegiatan operasional harian.
Proses observasi mencakup berbagai aspek teknis, mulai dari merakit dan melakukan setting PC dan laptop, melakukan instalasi sistem operasi Windows 11 Pro, hingga pemasangan software pendukung seperti Microsoft Office, AnyDesk, 7-Zip, IrfanView, dan Google Chrome. Semua kegiatan tersebut dilakukan untuk menyiapkan perangkat bagi guru, lab komputer, dan unit kerja lainnya.
Setelah instalasi sistem dan perangkat lunak, dilakukan juga pencadangan data lama serta pengecekan kelayakan perangkat komputer yang digunakan untuk ujian. Observasi ini memberikan wawasan mendalam terkait pentingnya perawatan perangkat keras secara berkala untuk menjaga efisiensi operasional di sekolah.
Selama observasi, mahasiswi juga mendalami proses komunikasi antara staf sekolah dan tim IT. Ditemukan bahwa mayoritas permintaan bantuan teknis masih dilakukan secara manual melalui komunikasi lisan atau email. Metode ini memang efektif untuk skala kecil, namun kurang optimal dalam hal dokumentasi, pelacakan, dan distribusi tugas teknis.
Mahasiswi mencatat bahwa belum adanya sistem helpdesk digital menghambat proses pencatatan riwayat bantuan teknis yang telah diberikan. Hal ini menyulitkan tim IT untuk menganalisis pola kendala atau merespon secara sistematis terhadap permintaan yang berulang dari staf sekolah.
Setiap akhir hari kerja, Nadia diminta membuat laporan harian yang merinci kehadiran dan progres aktivitas teknis. Prosedur ini menunjukkan adanya struktur kerja yang disiplin, namun masih bersifat manual dan tidak terdokumentasi secara terpusat.
Dari keseluruhan proses observasi, muncul gagasan untuk membuat sistem aplikasi helpdesk berbasis web sebagai solusi digital atas keterbatasan yang ditemukan. Sistem ini nantinya akan menjadi platform pengelolaan laporan teknis secara terstruktur dan efisien, sekaligus menciptakan transparansi antara staf sekolah dan Divisi IT.
Observasi ini menjadi fondasi penting dalam perancangan sistem yang akan diimplementasikan. Mahasiswi tidak hanya mengamati, tetapi juga mengidentifikasi peluang peningkatan melalui inovasi teknologi yang sederhana namun berdampak besar pada efisiensi kerja di lingkungan pendidikan.
