Depok, 17 Maret 2025 – Mahasiswa Universitas Pamulang kembali membuktikan kontribusi nyatanya dalam dunia pendidikan melalui kegiatan Kerja Praktik. Kali ini, dua mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika, Meydina Dwi Wulandari dan Dinda Nur Rahmalia, melakukan observasi dan analisis sistem administrasi di PAUD Al-Hikmah, yang berlokasi di Jalan Raya KSU No.1, Tirtajaya, Depok.
Kegiatan ini menjadi bagian dari langkah awal mereka dalam mengembangkan sistem informasi pendaftaran dan pembayaran SPP berbasis web. Proyek ini tidak hanya menjadi tugas akademik semata, tetapi juga upaya nyata dalam mendigitalisasi proses administrasi di lembaga pendidikan anak usia dini yang masih bergantung pada metode manual.
Dalam observasi yang dilakukan, mahasiswa menemukan bahwa proses pendaftaran masih menggunakan formulir kertas dan pembayaran dilakukan secara tunai. Metode ini menimbulkan antrean, keterlambatan pencatatan, dan risiko kesalahan data. Hal ini menjadi alasan utama perlunya transformasi digital untuk efisiensi dan transparansi.
Untuk memperkuat data observasi, dilakukan pula sesi wawancara dengan Kepala Sekolah PAUD Al-Hikmah, Ibu Yenny Setya Ningsih. Beliau menyambut baik rencana pengembangan sistem digital ini dan menyatakan bahwa sistem baru akan sangat membantu dalam menyederhanakan pekerjaan administratif sekolah.
Hasil dari wawancara dan observasi tersebut dijadikan dasar dalam analisis kebutuhan sistem. Tim menyusun diagram Use Case, Activity, dan Sequence untuk memetakan proses dari pendaftaran siswa hingga pembayaran SPP, serta menyiapkan perencanaan UI/UX yang ramah pengguna.
Sistem yang dirancang nantinya memiliki beberapa fitur utama: pendaftaran siswa baru secara online, pembayaran digital, login multi-role, pengelompokan kelas berdasarkan usia, serta galeri kegiatan dan kuis awal bagi siswa kelas C.
Mahasiswa juga mempersiapkan pendekatan pengembangan yang adaptif terhadap kemampuan pengguna, mengingat sebagian besar orang tua siswa tidak semua terbiasa dengan teknologi. Maka dari itu, desain sistem diupayakan sederhana dan fungsional.
Melalui sistem ini, diharapkan proses pendaftaran tidak lagi membutuhkan antrean fisik dan pembayaran bisa dilakukan dari rumah. Sistem ini juga memberikan fleksibilitas dan kenyamanan bagi wali murid serta mempercepat kinerja administrasi sekolah.
Langkah observasi ini menjadi pondasi penting bagi pengembangan sistem yang relevan dengan kebutuhan nyata di lapangan. Dukungan dari pihak sekolah pun menjadi motivasi tambahan untuk menghadirkan sistem digital yang benar-benar berguna bagi semua pihak.
