Tangerang, 21 Maret 2025 – Untuk memperoleh pemahaman yang lebih mendalam terkait kebutuhan sistem informasi di MPA Archa Buana, tim mahasiswa Teknik Informatika Universitas Pamulang melakukan observasi langsung terhadap proses administrasi yang berjalan yang ada di Sekretariat MPA Archa Buana, Kampus Universitas Pamulang.
Kegiatan observasi ini bertujuan untuk menganalisis sistem pencatatan data anggota dan pengelolaan inventaris alat yang selama ini dilakukan secara manual, sekaligus mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pengurus organisasi.
Kegiatan observasi dilakukan oleh tim mahasiswa melalui beberapa metode, yaitu pengamatan langsung terhadap proses administrasi keanggotaan dan peminjaman alat, wawancara informal dengan pengurus yang bertugas di bagian keanggotaan dan logistik, serta pemeriksaan dokumen administratif seperti buku catatan anggota, spreadsheet alat, dan formulir peminjaman yang digunakan secara rutin.
Dari proses observasi tersebut, tim mencatat sejumlah temuan penting terkait pengelolaan data dan prosedur peminjaman alat. Di antaranya, data keanggotaan masih disimpan secara manual dalam bentuk kertas dan file Excel tanpa backup digital, sehingga rentan terhadap kehilangan data. Selain itu, belum ada sistem yang dapat memantau status aktif atau nonaktif anggota secara otomatis.
Untuk proses peminjaman alat, pengurus masih mengandalkan pencatatan lisan atau menuliskannya secara manual dalam buku. Hal ini menyebabkan tidak adanya riwayat peminjaman yang terdokumentasi secara sistematis, sehingga menyulitkan saat dibutuhkan data historis, terutama untuk keperluan pelaporan atau evaluasi.
Kondisi ini diperparah dengan tidak adanya sistem digital terintegrasi yang mampu menampung seluruh informasi secara efisien. Pengurus sering kali mengalami kesulitan dalam mencari data anggota atau alat yang dipinjam karena harus menelusuri satu per satu catatan manual. Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan rekap juga lebih lama karena tidak tersedianya laporan otomatis.
Berdasarkan hasil pengamatan tersebut, tim menyimpulkan bahwa sistem administrasi yang digunakan saat ini belum berjalan secara efisien. Tidak hanya menyulitkan pengurus dalam pelacakan data, tetapi juga menghambat proses evaluasi dan pelaporan kegiatan.
Maka dari itu, sangat dibutuhkan pengembangan sistem aplikasi berbasis web untuk mendukung pencatatan, pelacakan status anggota, serta manajemen peminjaman alat secara terstruktur.
Sebagai tindak lanjut dari kegiatan observasi ini, tim mahasiswa akan merancang sistem informasi yang mampu menjawab permasalahan tersebut. Diharapkan, dengan adanya sistem digital ini, pengelolaan administrasi menjadi lebih cepat, akurat, dan aman.
Hal ini tidak hanya membantu pengurus dalam kegiatan operasional, tetapi juga menciptakan sistem dokumentasi yang tertib dan transparan bagi organisasi.
