Bogor, 18 Maret 2025 — Pesantren Nafidatunnajah yang berlokasi di Jl. Pesantren Al-Inayah, Kp. Pondok Miri Poncol RT 02 RW 06, Desa Rawakalong, Kec. Gunung Sindur, Kab. Bogor, menjadi tempat pelaksanaan kegiatan observasi kerja praktik oleh tiga mahasiswa Teknik Informatika dari Universitas Pamulang yaitu Anang Muhamad Lutfi, Kamaluddin, dan Yusuf Ali Hanaan.
Kegiatan ini berlangsung di bawah bimbingan langsung dari Bapak Anwar, selaku pengurus pesantren sekaligus pembimbing lapangan. Observasi ini merupakan bagian dari program kerja praktik mahasiswa dalam upaya merancang dan mengembangkan sistem pembayaran SPP berbasis web yang modern, efisien, dan terintegrasi.
Kegiatan observasi ini bertujuan untuk mengenali proses administrasi keuangan di lingkungan pesantren serta menggali potensi digitalisasi guna mendukung kelancaran sistem pembayaran SPP. Mahasiswa turut melakukan pengamatan langsung terhadap alur kerja administrasi dan menjalin komunikasi aktif dengan para pengurus untuk memahami kebutuhan sistem yang ideal bagi pesantren.
Melalui observasi ini, diperoleh wawasan mendalam mengenai praktik administrasi yang berjalan, serta berbagai peluang untuk menghadirkan solusi teknologi informasi yang ramah pengguna dan sesuai kebutuhan.
Beberapa poin penting yang menjadi catatan dalam kegiatan observasi, yaitu:
- Pencatatan Pembayaran Berbasis Kertas: Sistem pencatatan saat ini masih bersifat manual menggunakan buku dan kwitansi, yang menunjukkan kedisiplinan pengelolaan keuangan secara konvensional.
- Proses Pelaporan Teliti: Pelaporan dilakukan dengan cermat dan berurutan, memberikan dasar yang kuat untuk peralihan ke sistem digital.
- Akses Informasi Terpusat: Seluruh proses administrasi terkonsentrasi di lingkungan pesantren, memberikan ruang bagi sistem berbasis web untuk memperluas akses informasi secara terkontrol.
- Dokumentasi Tertata: Setiap pembayaran tercatat dengan bukti yang jelas, yang memudahkan proses konversi data ke dalam sistem digital nantinya.
- Semangat Kolaboratif yang Tinggi: Pihak pengurus pesantren menunjukkan semangat keterbukaan dan kolaborasi yang luar biasa terhadap gagasan digitalisasi, menjadikan kegiatan observasi berlangsung hangat dan produktif.
Catatan ini menjadi fondasi penting dalam perancangan sistem digital yang akurat, aman, dan bermanfaat bagi seluruh pemangku kepentingan. Sebagai langkah lanjut dari observasi, mahasiswa mulai merancang sistem pembayaran SPP berbasis web dengan pendekatan metodologi Waterfall, yang mencakup tahapan analisis kebutuhan, desain sistem, pembangunan aplikasi, dan pengujian sistem.
Sistem ini dikembangkan menggunakan framework Laravel yang dikenal stabil dan aman. Aplikasi akan dilengkapi fitur pencatatan pembayaran, pelaporan otomatis, serta akses pengguna yang dibatasi sesuai peran, untuk memastikan penggunaan yang tertib dan efektif.
Sistem yang dirancang ini diharapkan dapat memberikan berbagai manfaat nyata bagi pesantren, antara lain:
- Akses Data Terpadu: Seluruh informasi pembayaran tersimpan dalam basis data yang aman dan dapat diakses dengan mudah oleh pihak berwenang.
- Efisiensi Administratif: Proses pencatatan dan pelaporan dilakukan secara digital, mempercepat pekerjaan dan mendukung produktivitas.
- Kontribusi Lingkungan: Penggunaan sistem digital turut berperan dalam mengurangi konsumsi kertas.
- Citra Pesantren Maju: Pesantren tampil sebagai lembaga pendidikan yang adaptif terhadap perkembangan teknologi.
Kolaborasi ini mendapatkan sambutan hangat dari pihak pesantren. Bapak Anwar menyampaikan apresiasi atas semangat inovasi yang dibawa oleh mahasiswa. Beliau berharap sistem ini dapat segera dimanfaatkan untuk menunjang tata kelola keuangan pesantren yang lebih terstruktur dan efisien.
Sinergi antara institusi pendidikan dan pesantren ini menjadi wujud nyata bahwa kemajuan teknologi dan nilai-nilai pendidikan Islam dapat berjalan beriringan.
Selama pelaksanaan observasi, mahasiswa mendokumentasikan berbagai aktivitas mulai dari diskusi, pengamatan alur administrasi, hingga perancangan sistem awal. Dokumentasi ini mencerminkan semangat kolaborasi, antusiasme tinggi dari kedua belah pihak, serta menjadi pengingat penting bahwa perubahan positif selalu dimulai dari langkah sederhana yang dilakukan bersama.
Observasi yang dilakukan di Pesantren Nafidatunnajah menunjukkan bahwa meskipun proses administrasi pembayaran SPP masih dilakukan secara konvensional, sistem kerja yang diterapkan tetap berjalan dengan tertib dan penuh kedisiplinan. Koordinasi antara pengurus dan staf administrasi berlangsung efektif dan menunjukkan struktur manajemen yang rapi serta tanggap terhadap perkembangan zaman.
Catatan manual serta dokumentasi fisik menjadi elemen penting dalam pengelolaan keuangan, yang menunjukkan kehati-hatian dalam pencatatan dan pelaporan. Pendekatan ini menjadi pondasi yang baik untuk dikembangkan lebih lanjut ke arah sistem digital yang terstruktur dan mudah diakses.
Kami menyimpulkan bahwa pesantren memiliki potensi besar untuk mengadopsi sistem informasi berbasis web guna meningkatkan efisiensi dan kemudahan dalam mengelola data pembayaran SPP. Pemanfaatan sistem digital juga memungkinkan akses data secara real-time serta memperluas jangkauan pelayanan kepada wali murid dan pihak terkait lainnya.
Sebagai bentuk kontribusi dalam kegiatan kerja praktik ini, kami berinisiatif untuk merancang dan mengembangkan Sistem Informasi Pembayaran SPP Berbasis Web. Sistem ini bertujuan untuk mendigitalisasi seluruh proses pencatatan pembayaran, pelaporan, serta akses pengguna yang terstruktur, sehingga mendukung transformasi digital yang selaras dengan kebutuhan dan nilai-nilai pesantren.
