Tim Mahasiswa Kerja Praktek Teknik Informatika Universitas Pamulang bersama pihak SMK Yuppentek 1 Tangerang
Tangerang Selatan – Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang (UNPAM) kembali memberikan kontribusi nyata dalam memajukan teknologi pendidikan. Melalui kegiatan Kerja Praktek (KP), tiga mahasiswa UNPAM, yakni Agung Aji Pangestu, Didi Setiawan, dan Hasna Fikriyah Ramadhani, berhasil mengembangkan sebuah inovasi berupa Sistem Repositori Digital di SMK Yuppentek 1 Tangerang. Aplikasi berbasis web ini dirancang khusus untuk memodernisasi pengelolaan arsip dan dokumen sekolah yang sebelumnya masih berjalan secara konvensional.
Pengembangan sistem ini dilatarbelakangi oleh hasil observasi lapangan yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi di SMK Yuppentek 1 Tangerang masih menghadapi kendala signifikan akibat ketergantungan pada pengarsipan fisik. Metode lama ini sering menimbulkan masalah, mulai dari sulitnya pencarian kembali dokumen lama yang memakan waktu, risiko kehilangan atau kerusakan arsip akibat faktor usia dan lingkungan, hingga belum adanya integrasi data yang sistematis antar bagian.
Mewakili tim pengembang, Agung Aji Pangestu menjelaskan bahwa tantangan utama yang ingin diselesaikan adalah efisiensi dan keamanan data. Sebelumnya, pencarian berkas sering kali terhambat karena tumpukan arsip yang tidak terstruktur, sementara akses informasi terbatas pada lokasi fisik sekolah. Kehadiran Sistem Repositori Digital ini hadir sebagai solusi terpusat untuk mendigitalisasi aset intelektual sekolah, mulai dari surat menyurat, data induk siswa dan guru, hingga karya ilmiah.
Sistem yang dibangun ini memiliki fitur komprehensif untuk mendukung operasional tata usaha dan akademik. Staf sekolah kini dapat mengunggah dan mengelola dokumen digital secara terpusat, yang dilengkapi dengan fitur pencarian cepat (search engine) untuk menemukan kembali dokumen dalam hitungan detik. Selain itu, sistem ini memfasilitasi Kepala Sekolah untuk melakukan monitoring statistik administrasi dan memberikan disposisi surat secara digital dari mana saja, tanpa terbatas ruang dan waktu.
Salah satu fitur unggulan lain dari sistem ini adalah integrasi fitur E-Learning sederhana untuk pengumpulan tugas. Guru dapat mendistribusikan tugas secara digital, dan siswa dapat mengunggah jawaban mereka langsung ke dalam sistem. Fitur ini tidak hanya memangkas penggunaan kertas (paperless), tetapi juga memudahkan guru dalam merekapitulasi penilaian siswa secara otomatis dan akurat.
Lebih jauh lagi, sistem ini dilengkapi dengan kemampuan mencetak laporan otomatis menggunakan format PDF. Admin atau Kepala Sekolah dapat mengunduh laporan rekapitulasi surat, data siswa, maupun laporan kinerja akademik dengan. Dokumen digital yang tersimpan aman dalam database ini menjadi aset krusial untuk menjaga akuntabilitas sekolah serta mempermudah proses akreditasi di masa mendatang.
Kehadiran Sistem Repositori Digital di SMK Yuppentek 1 Tangerang diharapkan dapat menciptakan tata kelola informasi yang lebih transparan, aman, dan efisien. Program ini sekaligus menjadi bukti pengabdian mahasiswa UNPAM dalam menerapkan ilmu teknologi informasi untuk memberikan solusi tepat guna yang mendukung transformasi digital di mitra sekolah.
