Bogor, Juni 2025 — Tiga mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang melakukan observasi kerja praktek di Kopi Liyane, sebuah kedai kopi yang berlokasi di Jl. Raya Kalisuren, Tajurhalang, Kabupaten Bogor, Jawa Barat. Kegiatan ini berlangsung pada bulan Maret 2025 sebagai bagian dari implementasi kerja praktek lapangan.
Ketiga mahasiswa tersebut, yakni Ramadhan Alamsyah, Faiz Zakwan Alzaki, dan Muhammad Tri Bintang Sanusi, fokus mengamati proses kerja harian yang berlangsung di Kopi Liyane, khususnya sistem pencatatan absensi karyawan yang masih dilakukan secara manual. Mereka mendokumentasikan seluruh alur kegiatan, mulai dari kedatangan karyawan, pencatatan kehadiran, hingga rekapitulasi ke pimpinan.
Kopi Liyane sendiri dikenal sebagai kedai kopi dengan nuansa khas Jawa yang menjadi tempat favorit masyarakat untuk bersantai bersama teman, pasangan, maupun keluarga. Meskipun suasananya kental dengan nuansa tradisional, proses operasional masih menggunakan metode konvensional, termasuk dalam urusan administrasi kepegawaian.
Dalam observasi tersebut, mahasiswa mencatat bahwa sistem absensi dilakukan dengan mencatat kehadiran pada buku tulis, kemudian data tersebut direkap oleh admin menggunakan Microsoft Excel. Setiap hari, laporan kehadiran dikirimkan kepada pimpinan melalui email atau aplikasi perpesanan, seperti WhatsApp. Di akhir bulan, data kehadiran digabung menjadi laporan bulanan yang menjadi dasar perhitungan gaji, tunjangan, dan penilaian performa karyawan.
Selain itu, jika ada karyawan yang mengajukan izin atau cuti, mereka wajib mengisi formulir manual yang kemudian dicatat dalam buku khusus oleh admin. Proses ini dinilai cukup rentan terhadap kesalahan pencatatan, kehilangan data, serta manipulasi kehadiran.
“Koordinasi antara admin dan karyawan memang berjalan baik, tetapi sistem manual ini memiliki banyak keterbatasan dalam hal efisiensi dan keakuratan data,” ujar salah satu mahasiswa saat diwawancarai.
Sebagai tindak lanjut dari kegiatan observasi, tim mahasiswa Unpam ini menyimpulkan bahwa Kopi Liyane memiliki peluang besar untuk bertransformasi ke sistem digital guna meningkatkan efisiensi dan akurasi pencatatan kehadiran karyawan.
Mereka pun mengambil inisiatif untuk merancang dan mengembangkan Sistem Informasi Absensi Karyawan Kopi Liyane berbasis Web dengan Fitur QR Code. Sistem ini akan memungkinkan setiap karyawan melakukan absensi dengan memindai QR code pribadi melalui perangkat yang tersedia di lokasi. Data kehadiran secara otomatis terekam dan langsung dapat diakses oleh admin maupun pimpinan.
Melalui sistem ini, proses absensi menjadi lebih cepat, minim kesalahan, dan terintegrasi secara real-time, sekaligus mendukung pengambilan keputusan yang berbasis data. Inovasi ini diharapkan dapat menjadi kontribusi nyata mahasiswa dalam memecahkan persoalan administratif di dunia kerja, sekaligus menjadi bekal dalam menghadapi tantangan digitalisasi industri.
