Tangerang Selatan, 25 April 2025 — Tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang mendapat kesempatan untuk menjalankan kegiatan kerja praktek di SMK Mutiara Bangsa Cengkareng. Sekolah menengah kejuruan ini tengah berupaya melakukan digitalisasi sistem administrasi, khususnya dalam pengelolaan pembayaran sekolah.
Tim mahasiswa yang terdiri dari Putri Salwa, Dea Nadya Harvie, dan Resty Wulandari melakukan observasi langsung di lingkungan sekolah, mulai dari ruang Tata Usaha, hingga wali kelas. Tujuan utamanya adalah mempelajari proses administrasi pembayaran yang selama ini dijalankan, lalu merancang sistem berbasis web yang dapat mempercepat, merapikan, dan memudahkan proses tersebut.
Berdasarkan hasil pengamatan, SMK Mutiara Bangsa saat ini memanfaatkan Microsoft Excel dalam mencatat administrasi pembayaran sekolah. Sistem tersebut telah membantu proses administrasi selama ini, namun seiring berkembangnya kebutuhan, terdapat kesempatan untuk menghadirkan sistem yang lebih cepat, akurat, dan terintegrasi secara digital.
Dalam proses observasi, mahasiswa tak hanya melihat alur kerja administrasi, tapi juga melakukan wawancara dengan kepala sekolah, staf Tata Usaha, dan beberapa wali kelas. Selain itu, mereka menganalisis dokumen administrasi, mulai dari bukti pembayaran, rekap bulanan, hingga laporan keuangan tahunan.
Observasi ini menjadi tahap awal pengembangan sistem pembayaran sekolah berbasis web yang dirancang menggunakan metode Agile. Pendekatan ini memungkinkan mahasiswa untuk berinteraksi secara intens dengan pihak sekolah dalam proses perancangan sistem, agar fitur yang dibuat benar-benar sesuai kebutuhan pengguna.
Setelah tahap observasi selesai, tim mahasiswa mulai menyusun rancangan sistem berbasis web yang fokus pada fitur pencatatan pembayaran, pengelolaan tagihan siswa, serta laporan keuangan otomatis. Sistem ini dirancang agar dapat digunakan oleh petugas Tata Usaha tanpa memerlukan pelatihan teknis yang rumit, dengan antarmuka sederhana dan navigasi yang intuitif.
Selama proses perancangan, pihak sekolah sangat terbuka dalam memberikan masukan, terutama terkait kendala yang sering mereka alami seperti keterlambatan pencatatan, kesalahan input, dan kesulitan membuat laporan cepat. Hal ini menjadi dasar kuat bagi mahasiswa dalam mengembangkan sistem yang benar-benar solutif, efisien, dan selaras dengan kebutuhan sekolah.
“Kami ingin sistem ini bisa langsung digunakan dan memberikan manfaat nyata. Maka dari itu, kami pelajari betul proses yang ada dan kendala di lapangan,” ujar Putri Salwa, ketua tim kerja praktek.
Kegiatan ini juga menjadi contoh nyata kolaborasi antara kampus dan sekolah dalam mendukung proses digitalisasi administrasi pendidikan. Selain memberikan pengalaman langsung di lapangan bagi mahasiswa, proyek ini diharapkan dapat memberi manfaat bagi sekolah dalam meningkatkan efisiensi layanan administrasi.
