Tangerang, 22 April 2025 – Sebagai bagian dari kegiatan kerja praktik, tiga mahasiswa Universitas Pamulang melaksanakan observasi dan wawancara langsung di PT DMS Mitra Sejahtera. Perusahaan ini bergerak dalam bidang produksi dan penjualan parfum ruangan, dan menjadi objek pengamatan karena masih menggunakan sistem manual dalam beberapa proses administrasi penting. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah menggali informasi yang dapat dijadikan dasar dalam perancangan sistem informasi.
Observasi dimulai dengan diskusi ringan bersama pemilik perusahaan, membahas latar belakang berdirinya bisnis, jam operasional, serta gambaran umum aktivitas produksi dan distribusi. Kegiatan ini penting untuk memahami ekosistem kerja yang berlaku serta mendeteksi area yang masih dapat dioptimalkan melalui pendekatan digital.
Salah satu temuan utama dari wawancara adalah bahwa sistem pencatatan operasional seperti stok barang dan absensi karyawan masih dilakukan secara manual. Penggunaan kertas dan pena dalam mencatat kehadiran, serta ketergantungan pada lembar absensi fisik, menciptakan potensi kesalahan dan inefisiensi dalam operasional harian.
Meskipun dalam aspek penjualan PT DMS Mitra Sejahtera telah memanfaatkan berbagai marketplace online seperti Tokopedia, Shopee, Lazada, dan Blibli, namun sistem internal perusahaan belum sepenuhnya terdigitalisasi. Hal ini menjadi celah yang cukup signifikan untuk ditingkatkan guna menunjang efisiensi secara menyeluruh.
Kondisi ini menjadi perhatian utama mahasiswa dalam menyusun ide pengembangan sistem yang akan difokuskan pada digitalisasi proses absensi. Dari observasi, terlihat bahwa sistem manual tidak hanya memperlambat proses rekap data, tetapi juga kurang akurat dan menyulitkan pengawasan kehadiran oleh pihak manajemen.
Observasi yang dilakukan menjelang malam, tepatnya setelah waktu Magrib, juga menunjukkan fleksibilitas dan keseriusan tim mahasiswa dalam menyesuaikan waktu dengan jadwal owner perusahaan. Dalam momen tersebut, berbagai informasi penting berhasil dihimpun untuk menjadi fondasi rancangan sistem yang sesuai kebutuhan.
Mahasiswa kemudian menyimpulkan bahwa langkah awal kontribusi dalam kerja praktik ini adalah dengan membuat sistem absensi berbasis web yang dapat menggantikan sistem konvensional. Tujuan utama dari sistem tersebut adalah meningkatkan akurasi, efisiensi, dan keterbukaan dalam pengelolaan data kehadiran karyawan.
Observasi ini juga memberikan pemahaman mendalam terhadap tantangan yang dihadapi oleh perusahaan menengah dalam proses digitalisasi. Diperlukan pendekatan yang tidak hanya fokus pada teknologi, tetapi juga mempertimbangkan kesiapan pengguna dan karakteristik operasional perusahaan.
Melalui kegiatan observasi ini, mahasiswa mampu menjembatani kebutuhan nyata perusahaan dengan solusi teknologi yang akan dikembangkan. Observasi menjadi fondasi penting dalam membangun sistem yang tepat guna dan memberi dampak langsung pada proses bisnis perusahaan.
