Bogor, 1 April 2025 — Tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang melaksanakan observasi kerja praktek di SMK Yapia Parung. Kegiatan ini menjadi langkah awal dari pengembangan sistem absensi berbasis web sebagai solusi atas permasalahan pencatatan kehadiran guru dan staf yang selama ini masih dilakukan secara manual menggunakan buku tulis. Melalui observasi ini, mahasiswa menggali data dan mengidentifikasi kebutuhan pengguna secara langsung di lingkungan sekolah.
Mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan ini adalah Adhira Maharani Putri, Wahyuni, dan Rival Fahrezi Saputra. Mereka melakukan serangkaian observasi dan wawancara dengan pihak sekolah, termasuk guru, kepala sekolah, dan staf administrasi. Kegiatan observasi dilakukan di area kantor Tata Usaha serta ruang guru, yang menjadi pusat pelaksanaan absensi harian.
Kegiatan observasi diawali dengan koordinasi awal bersama pihak sekolah untuk menyusun jadwal dan penentuan lokasi pengamatan. Tim mahasiswa juga mempersiapkan alat dokumentasi dan daftar pertanyaan wawancara guna mendalami alur kerja dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan absensi konvensional.
Selama observasi, mahasiswa mencatat bahwa proses absensi masih sangat bergantung pada buku manual dan tidak memiliki integrasi dengan sistem digital. Proses pengumpulan data kehadiran dilakukan satu per satu, yang menyita waktu staf administrasi dan rentan terhadap kesalahan pencatatan atau kehilangan data absensi.
Melalui sesi wawancara, pihak sekolah menyampaikan keinginan untuk memiliki sistem yang lebih efisien dan praktis. Permintaan tersebut meliputi fitur scan QR Code untuk presensi, pengajuan izin digital, serta monitoring real-time yang dapat diakses oleh kepala sekolah secara fleksibel kapan saja.
Data hasil observasi dan wawancara kemudian dikelompokkan menjadi beberapa kategori permasalahan, seperti keterlambatan rekap data, ketergantungan pada tenaga administrasi, serta keterbatasan dalam dokumentasi izin dan sakit. Semua data ini dijadikan dasar untuk merancang sistem absensi digital yang adaptif dan mudah digunakan.
Mahasiswa kemudian mulai merancang struktur sistem yang sesuai dengan kondisi sekolah, termasuk fitur utama seperti presensi berbasis QR Code, dasbor pelaporan, serta sistem pengajuan izin terintegrasi. Sistem ini diharapkan menjadi solusi konkret terhadap kendala yang selama ini dihadapi sekolah.
Dari kegiatan observasi ini, tim mahasiswa menyimpulkan bahwa digitalisasi proses kehadiran tidak hanya dibutuhkan, tetapi juga menjadi prioritas untuk peningkatan efisiensi kerja administratif. Sistem yang nantinya dikembangkan akan mempercepat proses pelaporan, mengurangi beban kerja TU, dan meningkatkan akurasi data presensi.
Dukungan penuh dari pihak sekolah menjadi semangat tambahan bagi tim dalam melanjutkan proyek ini menuju tahap pengembangan sistem. Observasi ini telah memberikan fondasi kuat bagi perancangan aplikasi yang tidak hanya fungsional, tapi juga tepat sasaran dan siap diimplementasikan dalam lingkungan sekolah.
