Bogor, 25 Maret 2025 – Dua mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang, Nopika dan Nabilah Nur Zakiyyah, telah melaksanakan kegiatan observasi kerja praktik di PAUD Melati sebagai bagian dari upaya pengembangan sistem digital untuk proses administrasi sekolah. Observasi ini dilakukan secara langsung di lingkungan PAUD Melati yang berlokasi di kawasan padat penduduk dengan tingkat pendaftaran siswa yang tinggi setiap tahunnya.
Selama proses observasi, mahasiswa memetakan alur kerja pendaftaran siswa baru yang hingga saat ini masih dilakukan secara manual menggunakan formulir kertas dan pencatatan buku besar. Hal ini menyebabkan proses administratif berjalan lambat, rawan kesalahan, dan sulit dilacak secara efisien. Observasi ini menjadi fondasi utama dalam menyusun rencana sistem digital berbasis web.
Dalam wawancara dengan Kepala Sekolah PAUD Melati, Ibu Aan Aniasih, S.Pd, disampaikan bahwa beban kerja administratif saat pendaftaran siswa cukup tinggi, khususnya ketika dokumen masuk bersamaan dalam waktu yang singkat. Hal ini menimbulkan antrean panjang dan menurunkan keakuratan data yang dicatat secara manual.
Tim mahasiswa mencatat sejumlah permasalahan penting, seperti kesulitan pencarian data siswa, penumpukan berkas fisik yang berisiko rusak, serta tidak adanya sistem pemberitahuan otomatis kepada orang tua. Semua ini menjadi hambatan dalam pengelolaan pendaftaran yang ideal.
PAUD Melati menyambut baik rencana pengembangan sistem digital yang lebih terstruktur dan efisien. Observasi ini tidak hanya menjadi pembelajaran penting bagi mahasiswa, tetapi juga menunjukkan bahwa institusi pendidikan anak usia dini kini mulai terbuka terhadap transformasi digital untuk menunjang manajemen operasionalnya.
Hasil dari observasi menunjukkan bahwa dibutuhkan sistem digital berbasis web yang tidak hanya menangani formulir online, tetapi juga mencakup verifikasi data, pengarsipan digital, hingga notifikasi otomatis bagi orang tua. Inisiatif ini menjadi langkah awal menuju pendidikan berbasis teknologi bahkan di level PAUD.
Mahasiswa Universitas Pamulang kemudian menyusun rancangan sistem berbasis kebutuhan nyata di lapangan. Proses ini mencakup desain UI/UX yang sederhana, struktur database siswa, serta integrasi fitur notifikasi untuk memudahkan koordinasi antara sekolah dan wali murid.
Observasi ini memperlihatkan bahwa sinergi antara kampus dan lembaga pendidikan dasar dapat menghasilkan inovasi teknologi yang berdampak langsung. Selain itu, kegiatan ini juga membuka wawasan baru bagi mahasiswa mengenai implementasi nyata ilmu yang mereka pelajari di dunia akademik.
Melalui hasil temuan observasi, diharapkan pengembangan sistem digital di PAUD Melati akan mampu mengatasi masalah administratif dan meningkatkan kualitas layanan pendidikan sejak tahap awal penerimaan siswa baru.
