Pada 17 Maret 2025 – tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang menjalankan kegiatan observasi kerja praktik di CV Optik Inty, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang optik dan berlokasi di Jln. Ceger Raya No. 19, Tangerang Selatan. Observasi ini merupakan fondasi awal dalam merancang sistem administrasi berbasis web yang lebih efisien dan terstruktur.
Tim mahasiswa yang terdiri dari Ryandanu Wisnu Pradipta, Altaf Ghani Subekti, dan Alvin Diaz Setiadi melakukan pengamatan langsung di bawah bimbingan dosen Wasis Haryono, S.Kom., M.Kom. dan didampingi oleh Bapak Muhammad Nasir selaku owner perusahaan. Observasi dilakukan melalui wawancara, studi dokumentasi, dan pemetaan proses kerja yang berlangsung secara manual.
Fokus utama observasi adalah pada proses administrasi inti seperti pengelolaan data pelanggan, data produk, transaksi penjualan, dan penyusunan laporan keuangan. Semua proses tersebut masih dilakukan secara manual, menggunakan buku catatan dan Excel, tanpa sistem terpusat.
Mahasiswa mencatat bahwa metode pencatatan ini cukup rentan terhadap kesalahan input, kehilangan data, dan keterlambatan akses informasi, terutama saat dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan. Hal ini menjadi indikasi kuat bahwa perusahaan membutuhkan sistem informasi berbasis digital.
Hasil wawancara dengan pemilik menunjukkan adanya kebutuhan nyata akan sistem administrasi yang mampu mendigitalisasi seluruh alur kerja. Sistem ini diharapkan dapat memberikan efisiensi waktu, meningkatkan akurasi pencatatan, dan menyajikan data dalam bentuk laporan yang dapat diakses secara real-time.
Sebagai respons atas hasil observasi tersebut, tim mahasiswa merancang konsep sistem administrasi berbasis web yang dikembangkan menggunakan model Prototype. Model ini dipilih agar proses pengembangan dapat berjalan iteratif dan fleksibel terhadap masukan pengguna selama masa kerja praktik berlangsung.
Mahasiswa juga menyusun analisis kebutuhan secara terstruktur, membagi hak akses pengguna ke dalam beberapa level seperti admin, kasir, staf, dan owner. Tujuannya agar setiap pengguna memiliki peran dan batasan yang sesuai dengan tanggung jawab di lingkungan kerja.
Observasi ini tidak hanya menjadi proses identifikasi masalah, tetapi juga menjadi momen validasi awal bahwa penerapan teknologi informasi merupakan kebutuhan mendesak dalam mendukung operasional Optik Inty yang mulai berkembang secara aktif di wilayah Tangerang Selatan.
Dengan bekal hasil observasi ini, mahasiswa kemudian melanjutkan ke tahap desain sistem, pengujian awal, dan persiapan implementasi yang akan dilaksanakan pada bulan Mei 2025 sebagai bagian dari rangkaian kerja praktik.
