Tangerang, 15 Maret 2025 – Dalam menghadapi era digital, modernisasi sistem administrasi sekolah menjadi langkah krusial yang harus segera dilakukan. Berangkat dari pemikiran tersebut, mahasiswa Universitas Pamulang, Zezen Mujani dan Nurul Amian, melaksanakan kegiatan observasi kerja praktik di MI Al-Husna. Observasi ini bertujuan untuk menggali kebutuhan dan permasalahan lapangan sebagai dasar pengembangan sistem absensi siswa berbasis web yang akurat dan efisien.
Kegiatan observasi berlangsung sejak 15 Maret hingga Juni 2025 dengan metode pengumpulan data, wawancara, dan studi teknis di lingkungan madrasah. Pendekatan ini dilakukan secara langsung dan mendalam untuk memastikan informasi yang diperoleh benar-benar merefleksikan kondisi riil di lapangan. Hal ini sangat penting dalam membangun sistem yang tepat guna.
Dukungan penuh dari kepala madrasah, guru, dan staf administrasi menjadi salah satu kunci utama dalam kelancaran proses observasi ini. Mahasiswa melakukan pemetaan terhadap kebutuhan pengguna (user requirement) agar sistem yang akan dibangun dapat memberikan solusi nyata, bukan sekadar formalitas digitalisasi.
Dalam pelaksanaan observasi, ditemukan beberapa permasalahan pada proses absensi manual yang saat ini berjalan. Di antaranya adalah rekapitulasi yang memakan waktu, risiko human error dalam pencatatan, dan kurangnya keterlibatan orang tua dalam pemantauan kehadiran anak. Masalah ini kemudian dijadikan dasar dalam merancang fitur sistem.
Selain permasalahan teknis, mahasiswa juga mencermati aspek budaya kerja dan kebiasaan harian guru dalam melakukan pencatatan kehadiran. Pemahaman ini berguna untuk merancang sistem yang tidak hanya canggih, tapi juga mudah digunakan oleh pengguna akhir di sekolah. Hal ini penting agar teknologi yang dibawa benar-benar bermanfaat dan diterima.
Kegiatan observasi ini juga menjadi ajang dialog dan kolaborasi antara pihak pengembang dengan pihak sekolah. Mahasiswa tidak datang sebagai pihak luar, tetapi sebagai mitra yang mencoba memahami dan menawarkan solusi terhadap permasalahan yang ada. Kolaborasi ini menjadi fondasi penting dalam kelanjutan proyek digitalisasi.
Dengan pendekatan partisipatif, kegiatan observasi tidak hanya fokus pada aspek teknis, tetapi juga pada upaya membangun pemahaman bersama tentang pentingnya transformasi digital di dunia pendidikan dasar. Diskusi yang dilakukan juga membahas tentang perlunya keterbukaan informasi dan efisiensi dalam administrasi sekolah.
MI Al-Husna sendiri menanggapi kegiatan ini dengan sangat positif. Pihak sekolah berharap bahwa sistem yang nantinya dikembangkan dapat menjadi salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan administrasi, serta mempererat komunikasi antara guru, siswa, dan orang tua dalam hal kehadiran dan izin.
Observasi ini menjadi tahap awal yang sangat penting sebelum masuk ke fase pengembangan dan implementasi sistem. Melalui pemahaman yang mendalam terhadap kondisi sekolah, diharapkan sistem yang dikembangkan benar-benar tepat sasaran dan mampu menjadi solusi jangka panjang dalam pengelolaan data absensi siswa.
