Bogor, 15 Maret 2025 – Tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang menjalani kegiatan observasi kerja praktik di RA Madal Hayyah, sebuah lembaga pendidikan anak usia dini yang berlokasi di Kabupaten Bogor, Jawa Barat. Kegiatan ini merupakan tahap awal dari rencana implementasi sistem penjadwalan berbasis online di lingkungan sekolah.
Tim mahasiswa yang terdiri dari Muhammad Alditho Firlata, Saddam Alifio, dan Aziz Arrasyid melakukan observasi langsung terhadap proses kerja dan pengelolaan jadwal guru di sekolah tersebut. Fokus utama mereka adalah memahami bagaimana jadwal mengajar disusun, didistribusikan, dan dikelola dalam kondisi yang masih sepenuhnya manual.
Proses penyusunan jadwal dilakukan secara sederhana menggunakan buku tulis atau Excel, kemudian dibagikan ke guru melalui grup WhatsApp. Ketika terjadi perubahan jadwal, koordinasi dilakukan secara personal tanpa jejak digital, yang menimbulkan potensi miskomunikasi atau keterlambatan informasi.
Tidak adanya sistem terpusat membuat pihak sekolah kesulitan untuk memantau histori jadwal, mencatat perubahan secara real-time, dan menyimpan dokumentasi penjadwalan secara rapi. Hal ini berdampak pada efisiensi pengelolaan akademik, khususnya saat terjadi insiden jadwal mendadak atau guru berhalangan hadir.
Tim mahasiswa mencatat bahwa sistem yang sedang berjalan membutuhkan transformasi ke sistem digital. Tujuannya agar penyusunan jadwal lebih transparan, efisien, dan dapat dipantau oleh seluruh pihak terkait melalui sistem terpusat yang dapat diakses kapan saja dan dari mana saja.
Dalam sesi wawancara, kepala sekolah dan staf pengajar memberikan masukan mengenai kebutuhan akan sistem yang fleksibel, dapat menerima pengajuan jadwal dari guru, menyimpan histori revisi, dan memiliki fitur approval dari operator atau kepala sekolah sebagai kontrol.
Observasi ini memberikan gambaran bahwa RA Madal Hayyah sangat terbuka terhadap pengembangan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan akademik. Kebutuhan akan sistem penjadwalan online bukan hanya sebatas kenyamanan, tapi sudah menjadi kebutuhan untuk manajemen yang lebih baik.
Mahasiswa juga melakukan dokumentasi visual, diskusi teknis, dan perancangan awal struktur sistem berdasarkan kondisi riil yang diamati. Hal ini menjadi bekal utama dalam merancang sistem yang tepat guna, sesuai alur kerja yang sudah terbentuk di sekolah.
Kegiatan observasi ini menjadi pijakan penting untuk memulai transformasi digital di lingkungan pendidikan anak usia dini. Dengan pemahaman kebutuhan lapangan yang matang, tim mahasiswa siap masuk ke tahap implementasi sistem berbasis web dengan fitur yang disesuaikan langsung dari hasil observasi.
