Pada 10 Maret 2025, dua mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang, Fadzle Izza Rizwaan dan Andi Asmar Musa, melakukan kegiatan observasi kerja praktik di Prime Gears Bintaro, Jakarta Selatan. Prime Gears merupakan salah satu retail apparel otomotif ternama di bawah naungan Cargloss Group yang menjual berbagai perlengkapan berkendara premium.
Observasi ini dilakukan sebagai langkah awal dalam merancang sistem informasi operasional berbasis web yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan data di lingkungan toko. Mahasiswa terlibat langsung dalam proses pengamatan dan wawancara dengan staf toko untuk menggali sistem kerja yang selama ini diterapkan.
Hasil observasi menunjukkan bahwa proses pencatatan data pengunjung, status pembelian, dan pengukuran helm (fitting size) masih dilakukan secara manual menggunakan buku tulis atau catatan lepas. Meskipun metode ini telah berjalan cukup baik, namun tidak menutup kemungkinan terjadinya kesalahan input, kehilangan data, atau keterlambatan rekapitulasi.
Selain itu, pelaporan harian antar staf masih mengandalkan aplikasi percakapan umum seperti WhatsApp, yang berisiko menyebabkan laporan bercampur dengan pesan non-formal sehingga rawan terlewat atau tidak terdokumentasi dengan baik. Hal ini tentu mengurangi efektivitas sistem pelaporan internal.
Melihat berbagai potensi pengembangan tersebut, mahasiswa merancang sketsa awal sistem digital yang akan mengatasi permasalahan utama dalam pencatatan visitor, pelaporan operasional, hingga fitur analisis pembelian dan ukuran helm otomatis. Semua data nantinya akan disimpan secara cloud dan bisa diakses secara real-time.
Sistem ini diharapkan dapat mencatat informasi pengunjung secara lebih terstruktur, termasuk alasan pengunjung yang belum membeli produk. Data ini akan berguna untuk keperluan analisis performa toko dan evaluasi strategi pemasaran ke depan.
Fitur penentuan ukuran helm otomatis juga menjadi sorotan utama. Dengan mencatat data pengukuran kepala pelanggan secara digital, sistem dapat merekomendasikan ukuran helm yang sesuai dengan presisi tinggi, sehingga pengalaman belanja pelanggan bisa lebih maksimal.
Pihak manajemen Prime Gears menyambut baik kegiatan observasi ini. Mereka menunjukkan komitmen untuk mengadopsi sistem digital yang relevan dengan kebutuhan lapangan, selama sistem tersebut praktis, aman, dan mudah digunakan oleh semua kru di toko.
Observasi ini menjadi fondasi penting dalam pengembangan sistem yang nantinya akan mengintegrasikan berbagai proses operasional di Prime Gears. Dengan pendekatan yang tepat, digitalisasi ini dapat mempercepat pelayanan, meningkatkan akurasi data, dan memberikan kontribusi signifikan terhadap mutu pelayanan toko.
