Sabtu, 8 Maret 2025 — Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika dari Universitas Pamulang, yaitu Sahrul Alfiansyah, Keimal Reyyan P.A, dan Sandi Farhan telah melaksanakan kegiatan observasi kerja praktek di SMP 2 PGRI Ciledug yang berlokasi di Jl. KH Moch Ilyas No.20, RT.003/RW.004, Sudimara Bar., Kec. Ciledug, Kota Tangerang, Banten.
Berdasarkan hasil observasi di lingkungan koperasi SMP PGRI 2 Ciledug, ditemukan bahwa proses pengelolaan inventaris sebelumnya masih bersifat manual dan mengandalkan spreadsheet (Excel) sebagai media pencatatan utama. Hal ini menimbulkan beberapa permasalahan, antara lain:
- Risiko tinggi terhadap kesalahan input data (human error).
- Sulitnya penelusuran riwayat transaksi.
- Tidak adanya sistem notifikasi otomatis saat stok menipis.
- Keterlambatan dalam pengadaan ulang barang.
Di bawah bimbingan Bapak Trio selaku pembimbing lapangan. Kegiatan observasi ini akhirnya mencapai hasil untuk membuat sebuah aplikasi berbasis website dengan fitur-fitur otomatis yang diperlukan.
Dalam kegiatan observasi, mahasiswa mengikuti secara langsung proses pengelolaan inventaris di koperasi, mulai dari pencatatan barang masuk dan keluar, pemeriksaan stok, hingga pembuatan laporan. Sebelum adanya sistem digital, pencatatan masih dilakukan secara manual menggunakan Excel, tanpa validasi otomatis, sehingga rentan terjadi kesalahan input dan duplikasi data.
Proses pemantauan stok juga dilakukan secara manual tanpa adanya sistem notifikasi ketika stok menipis, sehingga petugas sering kali baru menyadari kekosongan saat barang dibutuhkan. Pembuatan laporan pun cukup memakan waktu karena data tersebar di beberapa file dan perlu diperiksa ulang secara manual. Kondisi ini menunjukkan perlunya sistem yang lebih terintegrasi dan efisien untuk mendukung operasional koperasi.
Kami menyimpulkan bahwa koperasi SMP PGRI 2 Ciledug memiliki potensi besar untuk meningkatkan efisiensi operasional melalui pemanfaatan sistem digital yang terintegrasi. Sistem pencatatan manual menggunakan Excel terbukti menimbulkan berbagai kendala seperti rawannya kesalahan input, sulitnya pelacakan data, serta keterbatasan dalam pengelolaan stok dan pelaporan.
Sebagai bentuk kontribusi dalam kegiatan kerja praktek ini, kami berinisiatif untuk merancang dan mengembangkan Sistem Inventory Koperasi Berbasis Website. Sistem ini bertujuan untuk mendigitalisasi seluruh proses pencatatan barang masuk dan keluar, pemantauan stok, serta pelaporan keuangan secara real-time.
Dengan adanya fitur notifikasi stok menipis dan manajemen hak akses pengguna, sistem ini diharapkan dapat meningkatkan transparansi, mempercepat pengambilan keputusan, serta mendukung tata kelola koperasi yang lebih modern dan akuntabel.
