Depok, 1 Maret 2025 – Tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang, yaitu Rilo Pambudi, Ibnu Haris Agam, dan Muhamad Jusub, telah melaksanakan observasi kerja praktek di PT Aqualuxe Perkasa Abadi. Perusahaan ini bergerak di bidang manufaktur produk rumah tangga modern, dengan teknologi berbasis Jepang yang menghasilkan produk seperti lem anti bocor, cat remover, aspal cair, dan pembersih serbaguna. Observasi ini menjadi bagian awal untuk merancang solusi digital dalam sistem manajemen karyawan.
Dalam observasi ini, mahasiswa memfokuskan perhatian pada proses administrasi karyawan yang masih dilakukan secara manual. Pengelolaan absensi, data kepegawaian, dan penggajian dilakukan oleh tim HRD dan Finance dengan bantuan Excel dan pencatatan tangan, tanpa sistem digital terintegrasi. Aktivitas ini berlangsung rutin dan melibatkan banyak divisi, dari HRD hingga manajer, yang menunjukkan pentingnya proses ini dalam operasional perusahaan.
Tim mahasiswa melakukan wawancara dan pengamatan langsung di bawah bimbingan Bapak Obit Zunanda selaku pembimbing lapangan. Mereka mendalami alur pengolahan data mulai dari pencatatan absensi, validasi oleh finance, hingga proses penggajian yang memakan waktu dan rentan kesalahan. Selain itu, slip gaji pun masih dibagikan secara manual, yang seringkali memicu keterlambatan atau miskomunikasi.
Meskipun sistem manual yang digunakan cukup terstruktur, tim mencatat bahwa sistem tersebut memiliki banyak keterbatasan. Koordinasi antardivisi memakan waktu dan tidak memiliki sistem pelacakan otomatis. Semua proses masih bergantung pada komunikasi manual dan pengolahan data spreadsheet, yang rawan kesalahan input dan kehilangan data.
Dalam pengamatan tersebut, tim mahasiswa juga mempelajari bagaimana distribusi slip gaji dilakukan oleh HRD ke setiap karyawan. Proses ini berjalan dengan baik, namun belum efisien secara administratif. Ketidakterpaduan antara proses absensi dan penggajian membuat rekapitulasi data tidak selalu sinkron, dan memperlambat proses pengambilan keputusan.
Pihak perusahaan menyambut baik usulan mahasiswa untuk mengembangkan sistem informasi berbasis web. Bapak Obit selaku pembimbing lapangan menilai bahwa transformasi digital akan sangat membantu tim HRD dan Finance dalam mempercepat proses kerja sekaligus menjaga akurasi data. Hal ini penting mengingat jumlah karyawan yang cukup banyak dan semakin kompleksnya operasional perusahaan.
Sebagai langkah kontribusi terhadap kebutuhan tersebut, mahasiswa mengusulkan perancangan Sistem Informasi Manajemen Karyawan (SIMK) berbasis website. Sistem ini akan mencakup modul data karyawan, pencatatan absensi harian, pengelolaan lembur, hingga proses penggajian. Dengan pendekatan ini, seluruh proses administratif akan terintegrasi dan dapat diakses secara real-time.
Tujuan dari observasi ini bukan hanya untuk memahami alur kerja di PT Aqualuxe Perkasa Abadi, tetapi juga untuk menemukan peluang pengembangan teknologi yang tepat guna. Mahasiswa mencatat semua kebutuhan utama untuk dirancang ke dalam sistem informasi digital yang efisien dan mudah digunakan oleh seluruh bagian perusahaan.
Dengan hasil observasi ini, tim merasa siap untuk mengembangkan sistem SIMK berbasis web sebagai solusi nyata terhadap tantangan operasional yang ada. Sistem ini diharapkan mampu mengubah proses manual yang rumit menjadi alur kerja digital yang cepat, aman, dan terintegrasi.
