Depok, 8 Maret 2024 – Dalam rangka pelaksanaan program kerja praktek semester genap Tahun Akademik 2025/2026, tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang, yaitu Ardelia Putri Dianti, Panji Restu Fadilah, dan Syalisa Maylika Hadzar, telah melakukan kegiatan observasi dan pengumpulan data di PAUD KB Nurul Izzah, yang beralamat di GDC Cluster, Jl. Alamanda II No.9 Blok C6, Kalimulya, Kecamatan Cilodong, Kota Depok, Jawa Barat.
Observasi ini bertujuan untuk memetakan proses operasional pendaftaran siswa baru, khususnya dalam meninjau sistem administrasi dan pengelolaan data yang diterapkan oleh pihak sekolah, sebagai dasar untuk perancangan sistem digital berbasis web yang lebih efisien dan aman.
Berdasarkan hasil observasi di PAUD KB Nurul Izzah, diketahui bahwa proses pendaftaran siswa baru masih dilakukan secara manual. Orang tua calon siswa harus datang langsung ke sekolah untuk mengambil formulir fisik, mengisi data secara tertulis, serta menyerahkan dokumen pendukung seperti fotokopi akta kelahiran, kartu keluarga, dan foto anak secara langsung kepada staf.
Setelah semua berkas terkumpul, staf sekolah akan melakukan entri data ke komputer menggunakan aplikasi Excel. Proses ini belum menggunakan sistem informasi berbasis web atau database terpusat. Selain itu, seluruh dokumen fisik disimpan dalam lemari arsip tanpa adanya backup digital, yang menyebabkan risiko kehilangan atau kerusakan data cukup tinggi.
Beberapa permasalahan utama yang ditemukan dalam sistem ini antara lain adalah duplikasi data akibat pencatatan ulang dari formulir ke komputer, serta rawan kesalahan input. Proses pendaftaran juga berlangsung lambat karena dilakukan satu per satu, menyebabkan antrean panjang saat masa pendaftaran siswa baru.
Selain itu, proses verifikasi dokumen belum otomatis, sehingga memperlambat konfirmasi penerimaan siswa. Orang tua pun tidak dapat memantau status pendaftaran secara daring karena tidak tersedia fitur pelacakan. Minimnya transparansi serta tingginya risiko kehilangan data menjadi perhatian utama yang mendorong perlunya sistem digital yang lebih efisien dan terstruktur.
Dalam sesi wawancara bersama Kepala Sekolah, Ibu Suratmi, S.Pd, beliau menyampaikan bahwa pihak sekolah menyadari keterbatasan sistem manual yang digunakan saat ini. Namun, keterbatasan SDM, infrastruktur teknologi, dan keterampilan digital menjadi kendala utama dalam menerapkan sistem berbasis komputer secara menyeluruh.
Beliau juga menyampaikan harapannya agar pihak sekolah dapat menerima dukungan teknologi dari pihak luar, khususnya dari kalangan akademisi atau mahasiswa informatika, dalam rangka transformasi digital sistem administrasi PAUD.
Menanggapi hasil observasi tersebut, tim mahasiswa Universitas Pamulang berinisiatif untuk mengembangkan sistem aplikasi pendaftaran siswa berbasis website. Rancangan sistem ini akan menggunakan metode SCRUM untuk pengembangan perangkat lunaknya dan diharapkan menjadi solusi nyata atas permasalahan yang dihadapi oleh PAUD KB Nurul Izzah.
Observasi ini membuktikan bahwa meskipun PAUD KB Nurul Izzah telah menjalankan fungsi pendidikannya dengan baik, masih terdapat potensi besar untuk meningkatkan efisiensi operasional melalui pemanfaatan teknologi informasi.
