3 Tren yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memperbarui Sistem Bisnis Anda di Tahun 2023

Beberapa tahun terakhir telah memaksa sebagian besar bisnis untuk meninggalkan banyak sistem dan proses teknologi warisan yang pernah menjadi dasar operasi mereka. Pertumbuhan cloud, terjun ke kehidupan kerja dari mana saja, dan perubahan global lainnya telah membuat bisnis berpikiran maju apa pun yang berfokus pada pertumbuhan tidak dapat mengandalkan teknologi dan proses yang sudah ketinggalan zaman. Tetapi banyak organisasi telah menerima solusi baru dengan cara sedikit demi sedikit — berfokus pada teknologi saat mereka menjadi populer tanpa benar-benar mempertimbangkan efek jangka panjangnya terhadap lingkungan mereka.

Tetapi tiga tren memiliki efek positif yang nyata dan nyata pada semua jenis bisnis. Jika ada tren yang perlu dipertimbangkan untuk digandakan pada tahun 2023 saat meningkatkan sistem bisnis Anda, ketiganya harus menjadi yang teratas: cloud, otomatisasi, dan manajemen dokumen. Baca terus untuk mendapatkan pandangan mendalam tentang apa yang dibawa tren ini ke organisasi dari semua ukuran dan industri — dan bagaimana Anda juga dapat memperoleh manfaat darinya.

Tren yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memperbarui Sistem Bisnis Anda di 2023

Tren 1: Awan

Cloud jauh melampaui hype awal 2010-an dan memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Ini memiliki dua bentuk: komputasi awan dan komunikasi awan. Pertimbangkan untuk merangkul keduanya pada tahun 2023.

Bisnis Anda kemungkinan menggunakan versi komputasi awan saat ini — bahkan jika itu sesuatu yang sederhana seperti Google Documents — tetapi solusi komputasi awan jauh melampaui Google Drive Anda. Anda dapat memanfaatkan alat komputasi awan untuk:

• Penagihan dan monetisasi
• Pertunangan Komunitas
• Penyimpanan
• Produktifitas
• Membangun dan menerapkan aplikasi
• Meningkatkan keamanan
• Mengelola infrastruktur jaringan Anda
• Dan banyak lagi

Saat mempertimbangkan komputasi awan, perhatikan tiga cara layanan awan disampaikan: melalui solusi publik, pribadi, atau hibrida. Awan publik mudah diakses dan lebih murah daripada cloud pribadi, tetapi beberapa bisnis memilih cloud pribadi untuk tujuan keamanan. Bekerja samalah dengan penasihat teknologi Anda atau pihak ketiga yang berpengetahuan luas untuk memilih cloud yang tepat untuk kebutuhan organisasi Anda.

Anda mungkin juga menggunakan bentuk komunikasi cloud untuk membuat karyawan tetap terhubung di era bekerja dari mana saja, tetapi Anda mungkin ingin menggabungkan solusi Anda yang tersebar pada tahun 2023 atau memilih solusi komunikasi cloud yang lebih kuat. Alat komunikasi cloud yang efektif saat ini akan memungkinkan Anda untuk menggunakan perpesanan, panggilan telepon, konferensi video, dan berbagi layar secara internal dan eksternal.

Cloud menawarkan berbagai manfaat untuk bisnis Anda, beberapa di antaranya meliputi:

• Penghematan biaya. Tidak seperti solusi berbasis perangkat keras atau di lokasi, cloud tidak memerlukan biaya peralatan di muka yang besar. Solusi Anda akan dapat diakses dalam format bayar sesuai pemakaian, memberikan Anda pengeluaran bulanan yang lebih dapat diprediksi. Anda juga hanya perlu membayar jumlah kursi — atau pengguna — menggunakan solusi ini, sehingga Anda memiliki lebih banyak fleksibilitas jika Anda perlu menaikkan atau menurunkan skala.
• Kemampuan bekerja dari mana saja. Agar tetap kompetitif, bisnis Anda harus tetap menarik bagi talenta, dan di situlah menawarkan solusi cloud yang kuat membantu. Karyawan mencari fleksibilitas dalam hal tempat mereka bekerja dan menginginkan teknologi canggih untuk membantu mereka melakukan pekerjaan mereka. Cloud menawarkan keduanya.

• Keamanan. Berlawanan dengan kepercayaan lama, cloud cukup aman. Penyedia cloud secara rutin memperbarui solusi mereka, jadi Anda tidak perlu khawatir menggunakan perangkat lunak usang yang membahayakan bisnis Anda.

• Kepatuhan. Banyak penyedia cloud menawarkan kemampuan kepatuhan bawaan dalam solusi mereka, jadi tidak peduli apakah industri Anda adalah keuangan atau perawatan kesehatan, alur kerja dan data Anda tetap sesuai di cloud.

Tren 2: Otomatisasi

Konsep otomatisasi cenderung memiliki efek campuran pada karyawan: mereka senang dengan kemungkinannya atau takut itu akan menggantikan mereka. Yang terakhir bukanlah maksud saat memperkenalkan otomatisasi ke lingkungan Anda. Alih-alih, otomatisasi menjadi lebih tersedia dan terjalin dalam teknologi bisnis untuk menambah tim yang ada, meringankan mereka dari tugas yang berulang, dan membantu mereka mengarahkan kembali tenaga mereka ke pekerjaan yang lebih inovatif dan strategis.

Otomatisasi dalam solusi bisnis hadir dalam berbagai bentuk. Pada intinya, ini dimaksudkan untuk memperkenalkan sistem yang menyelesaikan pekerjaan berulang sehingga manusia bisa mendapatkan waktu itu kembali. Berikut adalah beberapa contoh otomatisasi:

• Chatbot. Sebagian besar layanan pelanggan dapat diotomatisasi, dan chatbots adalah contoh yang bagus tentang bagaimana otomatisasi dapat membantu perwakilan layanan pelanggan Anda mengabdikan diri untuk pekerjaan yang lebih berharga. Chatbots dapat menangani pertanyaan layanan pelanggan dasar dan memberi pelanggan opsi bantuan mandiri, sehingga pertanyaan dan masalah layanan yang lebih menantang adalah satu-satunya permintaan yang dibuat menjadi manusia. Dengan tingkat otomatisasi ini, pekerja manusia dapat menggunakan keterampilan unik mereka seperti intuisi dan empati untuk mengatasi masalah layanan pelanggan yang lebih rumit — dan biarkan otomatisasi melakukan sisanya.

• Pemasaran. Banyak inisiatif pemasaran dapat diserahkan ke otomatisasi — pemasaran email, salah satunya. Anda tidak lagi membutuhkan manusia untuk mengirimkan email secara manual ke daftar kontak Anda atau ingat untuk menindaklanjuti dengan pesan kampanye pengasuhan. Otomatisasi pemasaran email dapat menjalankan kampanye untuk Anda, dan Anda dapat menyiapkan aturan untuk memastikan teknologi mengantarkan kontak Anda melalui urutan yang sesuai — membawanya ke saluran.

• Operasi penjualan. Tugas penjualan yang dapat diserahkan ke solusi otomatisasi terkait erat dengan upaya pemasaran. Tenaga penjualan Anda kemungkinan besar tidak menjadi tenaga penjualan karena mereka senang membuat kontrak dan melakukan entri data. Otomatisasi dapat menangani banyak hal untuk penjualan, termasuk menangkap informasi prospek dan memasukkannya ke dalam solusi manajemen hubungan pelanggan (CRM), menyinkronkan data Anda di antara berbagai alat, menunjukkan kepada tenaga penjualan langkah selanjutnya yang harus diambil, menjadwalkan rapat, dan banyak lagi.

• Penggajian dan kebutuhan sumber daya manusia (SDM) lainnya. Sebagian besar SDM dapat diotomatisasi, mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk tugas-tugas yang membosankan dan menghilangkan kemacetan dalam dokumen dan kesalahan yang memerlukan pelacakan mundur untuk diperbaiki. Memproses lembar waktu dan penggajian hanyalah dua contoh di mana otomatisasi dapat memperkenalkan efisiensi sehingga pekerjaan yang berulang seperti pencatatan dapat dilakukan ke perangkat lunak, bukan manusia.

• Akuisisi bakat. Berbicara tentang SDM, perekrutan dapat melihat manfaat dramatis dari otomatisasi. Anda dapat mengotomatiskan proses rujukan karyawan Anda sehingga kandidat yang dirujuk oleh karyawan dapat diproses secara otomatis melalui teknologi seperti chatbots, yang kemudian mentransfer data rujukan ke perekrut dan manajer perekrutan. Anda juga dapat menggunakan otomatisasi untuk menyederhanakan penyaringan resume dan membiarkan teknologi meninjau kandidat berdasarkan kriteria yang Anda tetapkan.

Secara keseluruhan, otomatisasi dapat memperkenalkan produktivitas dan efisiensi di berbagai tingkatan. Selain itu, teknologi tidak memerlukan hari sakit atau liburan, sehingga lebih banyak pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat — sepanjang tahun.

Tren 3: Manajemen Dokumen

Lewatlah sudah hari-hari manual, proses berbasis kertas. Bisnis masih menggunakan risiko kertas ketidakpatuhan, masalah keamanan, inefisiensi, kemacetan operasional, dan masalah layanan pelanggan. Di era transformasi digital saat ini, dokumen Anda harus menjadi hal pertama yang dipindahkan ke solusi perangkat lunak.

Penting untuk dicatat bahwa, meskipun bisnis Anda tidak menggunakan kertas, banyak praktik dokumen digital juga dapat menyebabkan inefisiensi yang signifikan. Pertimbangkan bagaimana informasi elektronik yang disimpan di komputer pengguna individu tetap tidak dapat diakses oleh orang lain. Praktik penyimpanan data secara lokal itu membuat informasi tetap tertutup dan terfragmentasi di seluruh bisnis Anda. Ini dapat mengakibatkan skenario “pengetahuan suku” yang berisiko di mana karyawan individu adalah satu-satunya yang memiliki akses ke informasi tertentu — mencegah ide menyebar dan menimbulkan masalah keamanan jika karyawan tersebut pergi.

Solusi manajemen dokumen sangat membantu di banyak tingkatan:

• Keamanan dan kepatuhan. Manajemen dokumen menyimpan file Anda di sistem lokal atau berbasis cloud — memungkinkan Anda membuat jejak audit yang jelas, menjaga integritas dokumen, mengarsipkan file dengan aman, dan melacak lokasi dokumen. Dari sudut pandang kepatuhan, Anda perlu mempertahankan kontrol versi untuk melihat apa yang berubah dan siapa yang mengubahnya, yang merupakan kemampuan bawaan dalam sistem manajemen dokumen. Anda juga dapat memanfaatkan enkripsi data, opsi pemulihan bencana, dan redundansi sehingga file Anda masih dapat diakses selama pemadaman.

• Kolaborasi yang lebih baik. Mengirimkan kertas ke berbagai meja atau mengirim email file individu dari drive lokal tidak menciptakan lingkungan kolaboratif. Sistem manajemen dokumen memungkinkan Anda untuk menempatkan file Anda dalam satu portal — hanya dapat diakses oleh mereka yang memiliki izin yang tepat. Dengan sistem yang berfungsi sebagai gudang pusat Anda untuk semua dokumen, berbagi dan berkolaborasi menjadi lebih mudah dari lokasi mana pun. Anda akan mempercepat alur kerja dan menghasilkan lebih banyak pekerjaan dalam kerangka waktu yang lebih singkat.

• Penghematan biaya. Dengan file Anda disimpan dan dapat diakses dari satu portal berbasis perangkat lunak, Anda tidak perlu lagi membayar lemari arsip, folder, kertas, tinta, perangko, atau ruang kantor untuk penyimpanan. Anda akan langsung memotong biaya tinggi ini sekaligus meningkatkan jejak karbon Anda.
• Pengalaman pelanggan yang ditingkatkan. Saat pelanggan menghubungi bisnis Anda tentang suatu masalah, tim layanan pelanggan Anda dapat dengan mudah dan langsung mengakses dokumen yang terkait dengan kueri tersebut di sistem manajemen dokumen Anda. Tidak ada lagi menunggu file ditarik atau ketidakpastian tentang di mana dokumen tertentu berada. Anda dapat menandai file dalam sistem, sehingga mudah diambil dengan sejumlah kriteria pencarian.

• Karyawan yang lebih bahagia. Semua manfaat di atas untuk bisnis Anda meningkatkan kehidupan karyawan. Kehidupan kerja mereka meningkat ketika pekerja tidak lagi harus berurusan dengan kemacetan, kesalahan yang dapat dihindari, tugas yang berulang, atau proses berbasis kertas yang kikuk. Mereka akan dapat fokus pada pekerjaan bermakna yang berkontribusi pada bisnis alih-alih memilah-milah file — membuang waktu mencari dokumen yang relevan.

Sedikit Lagi Tren Bisnis di 2023

1. Operasi Ramah Lingkungan Berkelanjutan
2. Mengonfigurasi Ulang Rantai Pasokan
3. Menyeimbangkan AI dengan Karyawan Manusia
4. Bisnis Dengan Tujuan
5. Pengalaman Karyawan yang Berubah

Tingkatkan Proses Bisnis Anda dengan Cara Cerdas di 2023

Meskipun ini hanyalah tiga dari banyak teknologi bisnis yang berkembang dan bermanfaat yang tersedia saat ini, mereka mewakili banyak proses yang dapat dipercepat dan ditingkatkan dengan perangkat lunak. Baik Anda ingin memangkas jam kerja yang terbuang, meningkatkan layanan pelanggan, mencapai keamanan yang lebih baik, atau memberikan keseimbangan kerja/kehidupan yang lebih baik kepada karyawan, solusi ini dapat membantu. Mereka lebih dari sekadar tren — mereka adalah cara untuk menyiapkan bisnis Anda untuk masa depan yang sukses dan kompetitif.